Der Wartungsplan war gut gemeint, nur kannte er die Abrechnungstermine nicht
Bei einer Verwaltung mit 1.200 Einheiten, die wir vor zwei Jahren übernommen haben, lag es an der Wartung. Der Lauf startete am Freitag zu Mittag. Um vier installierte der Server sein Update und startete neu. Stehen geblieben ist der Lauf bei Einheit 800. Angesehen haben wir uns den Wartungsplan.
Ergebnis: Er war seit Jahren derselbe und gut gemeint. Soweit ist daran nichts falsch. Nur kannte er die Abrechnungstermine der Verwaltung nicht.
Folge: Der Abrechnungslauf und der Vorschreibungslauf sind zwei getrennte Läufe, und der eine hält den anderen nicht auf. Die Vorschreibungen für den Folgemonat gingen also hinaus, nur eben im alten Betrag. Was die Abrechnung an neuen Akonto- und Rücklagenbeträgen ergeben hätte, wurde nicht übernommen, weil sie nie fertig geworden ist.
Auf dem Objektkonto lief damit weiter der alte Betrag ein, Monat für Monat, und mit jedem Monat wuchs die Differenz zu dem Betrag, den die Abrechnung ergeben hätte. Dieselbe Verzögerung trifft die Rücklage: Dotiert wurde weiter im alten Betrag und nicht in dem, den die Abrechnung ergeben hätte. Nachgeholt wird beides später in einem Zug, und erklären muss die Verwaltung dann, warum die Anpassung erst jetzt kommt. Nachgefragt wird dabei nicht beim Server, sondern bei der Verwaltung.
Der Montag war eine Zusage, keine Frist. Die harte Frist ist die Sechsmonatsfrist für die Abrechnung, und die war an diesem Freitag nicht in Gefahr. In Gefahr war das, was eine Verwaltung schwerer ersetzt als eine Frist: der zugesagte Termin gegenüber den Eigentümern, und mit ihm die Antwort auf die Frage, wann das Guthaben kommt.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Drei Vorkehrungen zwischen zwei Läufen
Die erste ist die Überwachung. Erkennbar wird sie daran, wer zuerst anruft. Kommt die Nachricht vom hängenden Lauf aus dem Sekretariat, schaut zwischen den Läufen niemand hin. Wo eine Überwachung eingerichtet ist, meldet sie die volle Platte oder den abgebrochenen Dienst, bevor es jemandem im Betrieb auffällt.
Die zweite ist der Wartungskalender. Updates und Neustarts laufen nach einem Plan, und dieser Plan ist entweder auf Ihre Termine abgestimmt oder eben nicht. Fällt ein Neustart in Ihre Abrechnungswoche, ist das kein böser Wille, sondern eine Information, die niemand übergeben hat. Genau deshalb lässt es sich in einem Gespräch lösen.
Die dritte ist die Auslastungskurve des letzten Laufs. Ohne sie gibt es keinen Vergleichswert für den nächsten, und dann raten Sie beim Engpass, statt zu messen. Dann zahlen Sie entweder für Reserven, die niemand braucht, oder der Lauf steht wieder am Freitag um vier.
Für Technik-Interessierte Warum ein Abrechnungslauf abbricht
In unserem Fall war es keine besonders tiefe Ursache: Der Server hat sein Update installiert und neu gestartet, mitten im Lauf. Dagegen hilft der Wartungskalender und keine Datenbankeinstellung. Bleibt die Frage, woran ein Lauf sonst noch scheitert, wenn ihm von außen niemand dazwischenfährt.
Ein Abrechnungslauf ist Stapelverarbeitung: Die Anwendung rechnet stundenlang am Stück über den gesamten Bestand, statt viele kleine Zugriffe zu verteilen. Vier Stellen entscheiden dann, ob er durchläuft.
Wer den Lauf steuern will, braucht daher eine Baseline aus dem Vorjahreslauf, ein Wartungsfenster, das den Neustart nicht in die Abrechnungsnacht legt, und einen geprüften Sicherungsstand unmittelbar davor.
Das alles setzt einen eigenen Server im Haus voraus. Ein wachsender Teil der Verwaltungen fährt die Verwaltungssoftware gehostet beim Hersteller, und dort ist keine dieser vier Stellen Ihre. Die Fragen bleiben dieselben, nur richten Sie sie an den Hoster: Wann wartet er, kennt er Ihre Abrechnungstermine, was steht dazu im Servicevertrag und wen erreichen Sie am Freitag um vier. Bekommen Sie darauf keine Antwort mit Datum, haben Sie das Problem nicht ausgelagert, sondern nur aus dem Blick.
- Das Transaktionsprotokoll. Der Lauf erzeugt eine sehr lange Transaktion. Steht das Wiederherstellungsmodell auf Vollständig und sichert niemand das Protokoll währenddessen mit, läuft die Datei voll und der Lauf bricht mittendrin ab. Sichtbar ist das vorher, an der Belegung der Protokolldatei.
- Index und Statistiken. Ohne Wartungsplan, also Reorganisieren, Neuaufbau und Aktualisieren der Statistiken, wählt die Datenbank mit wachsendem Bestand schlechtere Ausführungspläne. Deshalb dauert derselbe Lauf jedes Jahr länger, obwohl sich sonst nichts geändert hat.
- Arbeitsspeicher. Passt der Arbeitsbereich nicht mehr in den Buffer Cache, wandert er auf die Platte. Der Lauf wird dann nicht gleichmäßig langsamer, sondern kippt ab einer bestimmten Bestandsgröße plötzlich. Gemessen wird das an IOPS und Latenz, nicht an Gigabyte.
- Der Druckweg. Hunderte Dokumente am Stück erzeugen ein Spool-Volumen, an dem der Druckwarteschlangendienst und ältere Geräte aussteigen, oft erst ab Seite 300.
„Der beste Abrechnungslauf ist der, über den nie jemand redet, weil die Systeme die Lastspitze kennen, bevor sie kommt.“
Wie ein ruhiger Lauf abläuft
Zwei Wochen vorher. Die Abrechnungstermine des Jahres liegen bei der IT, und die Wartung ist um sie herum geplant. Kein Update, kein Neustart, keine Umstellung in diesen Nächten.
Am Abend davor. Die IT legt einen Sicherungsstand an und prüft ihn. Geht mitten im Lauf etwas schief, ist es ein Unterschied, ob man auf den Stand von gestern Abend zurücksetzt oder drei Wochen Buchungen rekonstruiert. Dazu ein Blick auf den freien Platz und auf den Drucker, der am nächsten Tag hunderte Seiten am Stück ausgeben soll.
Während des Laufs. Die Überwachung schaut mit. Wird es eng, kommt die Meldung, solange noch jemand eingreifen kann, und nicht erst, wenn der Lauf steht.
Am Tag danach. Ein Lauf gilt erst als fertig, wenn das Protokoll zeigt, dass alle Einheiten abgerechnet sind und die neuen Akonto- und Rücklagenbeträge in der Vorschreibung stehen. Wo das niemand prüft, läuft die Vorschreibung im alten Betrag weiter, und auffallen kann das lange niemandem: Es geht ja Geld ein, nur eben das alte. Dazu kommt der Weg nach draußen. Wo die Eigentümer ihre Unterlagen über ein Portal wie casavi bekommen, ist der Lauf erst fertig, wenn die Dokumente dort auch liegen. Die Übergabe ans Portal ist ein eigener Schritt mit eigenen Fehlerquellen, und sie hat ihr eigenes Protokoll.
So gesehen ist der gelungene Fall herrlich unspektakulär. Die Sachbearbeiterin startet den Lauf, holt sich einen Kaffee, der Lauf wird fertig, die Dokumente gehen hinaus. Die Abrechnung ist pünktlich bei den Eigentümern, und diskutiert wird über ihren Inhalt, nicht über ihr Zustandekommen.
Den Abrechnungskalender übergeben und die richtigen Fragen stellen: das ist Ihre Seite, und das schaffen Sie an einem Nachmittag. Die Reserven messen, die Wartung um Ihre Termine herum planen und beim nächtlichen Lauf hinschauen, bevor Sie es müssen, ist laufender Betrieb und keine Einzelaktion.
„Bisher ist es sich ausgegangen“
Das ist der Satz, den wir in diesen Gesprächen am häufigsten hören, und er stimmt ja meistens. Der Lauf war lang, die Abrechnung kam eben später, und dafür extra jemanden bezahlen wollte niemand. Was der eine Freitag am Ende gekostet hat, stand auf keiner Rechnung: eine zugesagte Abrechnung, die nicht kam, und Akonto- und Rücklagenbeträge, die noch Monate später im alten Stand liefen.
Nur warten Sie beim Dach genauso wenig, bis der erste Fleck an der Decke steht. Kontrollieren lassen Sie es, weil eine Sanierung nach dem Wassereintritt ein Vielfaches kostet und weil die Eigentümer dann etwas anderes fragen als vorher. Bei der Abrechnung ist es dieselbe Rechnung, nur ohne Fleck.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer Kurve und Kalender nicht herzeigen kann, hat Ihre Läufe bisher überstanden, nicht betreut.
Vier Fragen gestellt.Und nichts mit Zahlen zurück?
Dann wissen Sie immer noch nicht, ob der nächste Lauf durchgeht. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sehen uns die Auslastung Ihres letzten Abrechnungslaufs an und sagen Ihnen, wie viel Luft geblieben ist.
