Zwei Daten beim Hersteller, und der Rest des Budgetkalenders rechnet sich rückwärts
Ein Support-Ende ist kein Termin der Kanzlei, sondern eine Zeile in einer Herstellertabelle. Übernommen haben wir die Kanzlei mit zwanzig Benutzern vor zwei Jahren, mitsamt einem Wartungsvertrag. Eine Liste, welche Windows-Version auf welchem Server läuft, gab es nicht. Also haben wir uns die beiden Maschinen selbst angesehen.
Befund: Die Kanzleisoftware, in diesem Fall BMD, läuft auf Windows Server 2012 R2. Die Sicherheitsupdates dafür hat Microsoft am 10. Oktober 2023 eingestellt, die letzte kostenpflichtige Verlängerung endet am 13. Oktober 2026. Auf der zweiten Maschine, auf der die Dokumentenablage mit den Klientenakten liegt, läuft Windows Server 2016. Für die ist am 12. Jänner 2027 Schluss. Geheim war das nie: Beide Daten stehen seit Jahren in der öffentlichen Lebenszyklus-Tabelle des Herstellers.
Ab hier rechnet man rückwärts, die ganze Kunst ist das nicht. Vom Support-Ende gehen die Umstellung, die Lieferzeit und die Freigabe ab. Übrig bleibt das Beschaffungsfenster. Steht das Ende im Oktober, liegt die Umstellung im September, also mitten in den Tagen, in denen die Offenlegungen hinausgehen. Damit rutscht das Fenster in das Jahr davor, und die Budgetzeile mit.
Frei ist der Kanzleikalender dabei nirgends: Die Tage vor dem 15. gehören der UVA, den Lohnabgaben und der Lohnverrechnung davor, zwischen 20. Dezember und Ende Jänner läuft der Jahreswechsel in der Lohnverrechnung, dazu kommt der jährliche Versionswechsel der Kanzleisoftware. Übrig bleiben die zweiten Monatshälften außerhalb der Abgabewochen, und die sind schnell vergeben.
Ergebnis: zwei Ersatzbeschaffungen, drei Monate auseinander, über einen Jahreswechsel hinweg und damit in zwei Budgetjahren. Aus zwei Zeilen beim Hersteller werden zwei Zeilen im Jahresplan, mit Termin und Betrag. Den Monat sucht sich sonst keiner aus.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Wo das Geld tatsächlich versickert
Bei den Lizenzen ohne Nutzer. Zugänge von Ausgeschiedenen, alte Abos, doppelt bezahlte Leistungen. Ein Microsoft-365-Arbeitsplatz und die Schutzsoftware am Gerät, im Angebot heißt sie EDR, stehen auf Ihrer Rechnung als eigene Zeilen. Nehmen Sie die beiden Beträge und multiplizieren Sie mit zwölf: Das ist der Jahresbetrag für einen Platz, an dem niemand sitzt.
Bei den Geräten ohne Enddatum. Ein Server, dessen Version nirgends notiert ist. Die Firewall, für die längst keine Firmware mehr kommt. Notebooks der teuren Klasse dort, wo nur Word, Outlook und die Kanzleisoftware laufen. Was die drei verbindet: Sie funktionieren, und deshalb steht keines auf einer Liste.
Beim Notkauf. Kein Preisvergleich, Expresslieferung, Einrichtung unter Zeitdruck, und bis das Ersatzgerät steht, steht auch die Arbeit. Geräte geben selten im ruhigen August auf, und Support-Enden liegen erfahrungsgemäß auch nicht dort. Alte Geräte werden schon davor schleichend teurer, durch längere Wartezeiten und die Arbeitszeit, die dabei draufgeht. Die aussagekräftige Zahl ist deshalb nicht, was die IT im Vorjahr insgesamt gekostet hat, sondern welcher Teil davon geplant war und welcher ein Notkauf. Auswerten können Sie das in Ihrer Kanzlei besser als wir, nur ist es in den Belegen nirgends so getrennt.
Für Technik-Interessierte Woran ein Lebenszyklus endet
Ein Gerät wird nicht fällig, weil es langsam wird, sondern weil eine von vier Linien reißt.
Drei dieser Linien laufen außerhalb der Kanzlei ab. Die vierte ist die einzige, die sie selbst führt.
- Die Support-Linie bei Servern. Jede Windows-Server-Version hat vom Erscheinungstag an ein festes Datum, an dem Microsoft die Sicherheitsupdates einstellt. Danach ist für einige Jahre eine kostenpflichtige Verlängerung möglich. Auch die endet an einem festen Tag.
- Die Geräte, die niemand mitzählt. Firewall, Switches und Zugangspunkte haben denselben Mechanismus, nur führt ihn jeder Hersteller in einer eigenen Liste. Läuft sie ab, kommen keine Firmware-Updates mehr, und das Gerät sagt darüber nichts.
- Die Arbeitsplätze. Hier reißen zwei Linien fast gleichzeitig: die Herstellergarantie nach drei bis fünf Jahren und die Anforderung der Software, die weiterwächst. Dazu die Betriebssystemgrenze, etwa der TPM-2.0-Chip, den Windows 11 voraussetzt.
- Das Inventar als Bindeglied. Je Gerät: Anschaffungsjahr, Garantieende, Version, Support-Ende. Erst diese Liste macht aus vier Linien eine Jahresliste, mit der sich budgetieren lässt.
„Ein Budget ist für mich dann gut, wenn im Lauf des Jahres nichts auftaucht, was wir nicht schon im November besprochen haben. Bei der IT ist das erreichbar.“
Vom Herstellerdatum zur Zeile im Budget
Im November die Liste. Server, Netzwerkgeräte und Arbeitsplätze, je Zeile Anschaffungsjahr, Version, Support-Ende und geplantes Tauschjahr. Daraus liest man ohne Hellseherei ab, was fällig wird: die vier Notebooks aus 2021, der Server im sechsten Jahr, die Firewall, die seit zwei Jahren keine Firmware mehr bekommt.
Im November auch der Abgleich. Lizenzen gegen Köpfe, Abos gegen Nutzung, Schutzsoftware gegen Geräte. Einmal ordentlich erhoben, danach jedes Jahr nur noch fortgeschrieben.
Dann die drei fixen Blöcke. Geräte, Lizenzen und Sicherheit. Multifaktor-Anmeldung, geprüfte Datensicherung und Überwachung sind laufende Maßnahmen mit stabilen Kosten und gehören als Posten ins Budget, nicht als Sonderausgabe nach dem Schrecken.
Dazu der Versionswechsel der Kanzleisoftware. Bei BMD steht er jedes Jahr an, und er kostet ein Wartungsfenster und Arbeitszeit in der Kanzlei. Er gehört in dieselbe Rückwärtsrechnung wie die Support-Enden und als eigene Zeile ins Budget, sonst steht er im Jahr darauf wieder unter Sonstiges.
Und eine Reserve. Für das Gerät, das doch früher aufgibt, und den Mitarbeiter, der überraschend dazukommt. Brauchen Sie sie nicht, wandert sie ins nächste Jahr.
Freigegeben wird im Jänner, umgestellt außerhalb der Spitzen. Ob eine Anschaffung steuerlich besser noch heuer, also 2025, passiert oder erst im Jänner, müssen wir ausgerechnet Ihnen nicht erklären. Der Umstellungstermin ist die zweite Frage und die eigene: Zwischen 20. Dezember und Ende Jänner läuft bei Ihnen der Jahreswechsel in der Lohnverrechnung, jeden Monat kommen die Tage vor dem 15. dazu. In diesen Tagen stellt man eine Kanzlei nicht um, sondern in der zweiten Monatshälfte, und wer im Jänner freigibt, kann sich diese Wochen für das ganze Jahr aussuchen.
Die Liste und den Lizenz-Abgleich schaffen Sie intern, das ist Fleißarbeit. Erfahrung braucht es bei der Bewertung: welcher Server wirklich noch trägt, welches Support-Ende sich mit vertretbarem Aufwand überbrücken lässt und welche Investition warten kann. Diese Einschätzung muss von jemandem kommen, der Ihre Systeme laufend sieht und nicht erst am Tag der Frage.
„Das macht die IT nicht billiger“
Der Einwand kommt fast immer, und er hat recht. Ein Budget senkt keine einzige Rechnung, es kostet zuerst einmal einen Nachmittag im November und ein Gespräch im Jänner, wenn freigegeben wird.
Was es ändert, ist die Sichtbarkeit. Eine Kanzlei erfasst ihre Stunden ja auch nicht, um weniger zu arbeiten, sondern um zu wissen, wo sie geblieben sind. Wenn wir eine Umgebung übernehmen, fragt uns übrigens fast nie jemand nach dem niedrigsten Preis. Wissen wollen die Kunden, ob sie irgendwo etwas doppelt zahlen.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer diese Liste erst erstellen muss, hat Ihre IT bisher abgerechnet, aber nicht geplant.
Nach der Investitionsliste gefragt.Und die Vorjahreszahl mit Aufschlag bekommen?
Dann budgetieren Sie eine Position, deren Inhalt niemand kennt. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir gehen Ihre Server, Netzwerkgeräte und Lizenzen durch und sagen Ihnen, welche Support-Enden ins nächste Jahr fallen und was Sie heute nicht mehr brauchen.