Das Konto war gesperrt, die Weiterleitung lief acht Monate weiter
Das Benutzerkonto des im April Ausgeschiedenen war ordentlich gesperrt. Der Schritt, an den man zuerst denkt, war damit erledigt. Acht Monate später haben wir den Betrieb übernommen. Angesehen haben wir uns dabei die Austritte des Jahres, Name für Name. Die Kontosperre allein war uns dabei zu wenig.
Befund: Aus dem Postfach des Kollegen lief eine Weiterleitung weiter. Sein privates Handy zog nach wie vor Firmenmail. Ein Konto zu, zwei Wege offen, acht Monate lang.
Grund: Beim Abgang war das Tagesgeschäft lauter als die Checkliste. Der sichtbarste Schritt war ja erledigt, die Kontosperre. Den Rest hat niemand geprüft. Ein gesperrtes Konto sieht von außen abgeschlossen aus. Genau deshalb sieht niemand ein zweites Mal nach. Bei unseren Durchsichten im Dezember findet sich fast jedes Mal eine vergessene Weiterleitung oder ein Konto, das noch offen ist.
Was in diesen acht Monaten über die Weiterleitung gegangen ist, lässt sich nicht mehr feststellen. Aufgefallen ist im Alltag nichts. Dass für den ausgeschiedenen Kollegen weiter Post hereinkam, war im Sekretariat längst gewohnt. Eine Weiterleitung meldet sich nicht von selbst.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Was sonst noch übrig geblieben ist
Die vergessenen Systeme. Der alte Server, der „nur noch fürs Archiv“ weiterläuft. Das Testsystem vom Projekt im Frühjahr, das niemand abgeschaltet hat. Das Netzwerkgerät im Kasten, von dem niemand mehr weiß, was es tut. Systeme, die niemand mehr beachtet, bekommen auch keine Updates und sind damit beliebte Einstiegspunkte.
Die Geräte aus der Oktober-Welle. Seit dem 14. Oktober gehört eine Zusatzfrage in diese Inventur: Läuft irgendwo noch ein Rechner mit Windows 10, vielleicht der im Besprechungszimmer, an den im Herbst niemand gedacht hat? Bei solchen Kontrollen finden wir fast immer einen.
Der aufgeschobene Wartungsstand. Geräte, die seit Monaten dieselben Updates vor sich herschieben. Systeme, deren Neustart nie gerade passt. Beides ist kein Defekt und meldet sich deshalb nie von selbst.
Für Technik-Interessierte Was ein vollständiger Austritt umfasst
Ein Benutzerkonto zu sperren ist der sichtbarste Schritt, aber selten der letzte. Vier Ebenen bleiben sonst offen.
Eine Austritts-Checkliste ist deshalb kein Formalismus, sondern die einzige verlässliche Art, an alle vier Ebenen zu denken.
- Die doppelte Identität. In den meisten Umgebungen existiert die Identität zweimal, einmal im lokalen Verzeichnisdienst und einmal in der Cloud, etwa in Microsoft 365. Schließen müssen Sie beide Seiten, und die zweite übersehen die meisten.
- Die laufenden Sitzungen. Anmelde-Sitzungen laufen nach der Sperre weiter, bis jemand sie aktiv beendet. Auf einem Handy, auf dem sich nie jemand neu anmeldet, kann das lange dauern.
- Was auf Geräten liegt. App-Zugriffe auf dem privaten Handy und gespeicherte Passwörter im Browserprofil des übergebenen Rechners. Beides überlebt jede Kontosperre.
- Was die Person selbst vergeben hat. Freigaben an Dritte, Berechtigungen auf geteilten Postfächern und Kalendern. Die behalten ihre Gültigkeit, bis jemand sie entzieht.
„Bei jeder Dezember-Durchsicht finde ich mindestens eine vergessene Weiterleitung oder ein Konto, das noch offen ist. Nicht aus Schlamperei, beim Abgang war einfach das Tagesgeschäft lauter.“
Und was gehört in diese Stunde?
Zuerst die Austritte des Jahres, einzeln, mit Namen. Es findet sich fast immer etwas. Die Liste, die dabei entsteht, taugt gleich als Vorlage für künftige Abgänge, und dann dauert es beim nächsten Mal zehn Minuten.
Dann die Inventur. Was Sie brauchen, kommt auf die Pflegeliste. Was Sie nicht brauchen, legen Sie geordnet still, statt es zu vergessen. Auch Domains gehören dazu: Manche verlängert der Betrieb brav, obwohl sie niemand nutzt, andere laufen unbemerkt aus.
Dann die Wartung in den stillen Tagen. Die Tage zwischen den Feiertagen sind für Updates und Neustarts der beste Termin des Jahres. Die Updates stören niemanden, und das neue Jahr beginnt ohne Rucksack.
Zuletzt das Blatt Papier. Angenommen, am ersten Arbeitstag im Jänner geht nichts: kein Mail, kein Zugriff, Telefon tot. Wer ruft wen an, und stimmt die Nummer noch? IT-Dienstleister, Internet- und Telefonieanbieter samt Kundennummern gehören dorthin, wo man sie ohne funktionierende IT findet.
Die vier Fragen können Sie ohne technisches Wissen stellen, und allein das Stellen bringt viel. Ob ein Konto wirklich überall geschlossen ist, in der Cloud, auf Handys, bei Drittdiensten, sieht man von außen nicht. Dafür braucht es Zugriff auf die Systeme und jemanden, der weiß, wo er nachsehen muss.
„Da unterstellt man doch niemandem etwas“
Wer diese Liste durchgeht, hat oft ein ungutes Gefühl dabei, weil es sich anfühlt, als würde man ehemaligen Kollegen etwas unterstellen. In den allermeisten Fällen ist das völlig unbegründet, und wir sagen das gern deutlich.
Der Schlüssel eines ausgeschiedenen Mitarbeiters kommt trotzdem zurück in die Lade, ohne dass sich dabei jemand etwas denkt. Ein Zugang ist genau dasselbe, nur sieht man ihn nicht an der Wand hängen.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer hier ausweichen muss, hat Ihre Zugänge übers Jahr mitlaufen lassen, nicht im Griff gehabt.
Vier Fragen im Dezember.Und eine Zusicherung statt einer Liste?
Dann wissen Sie nicht, welche Zugänge aus diesem Jahr noch offen sind. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Sagen Sie uns, wo Sie hängengeblieben sind, und wir bringen es in eine Reihenfolge fürs neue Jahr.
