Gemeldet wurde es dem Klienten, ein erlaubtes Werkzeug hatte die Kanzlei nicht
In einer Kanzlei mit fünfzehn Mitarbeitern hat eine Berufsanwärterin den Jahresabschluss eines Klienten in ihr privates ChatGPT-Konto hochgeladen. Geschrieben hat sie damit eine Stellungnahme für diesen Klienten. Fachlich war das Ergebnis brauchbar. Hochgeladen ist die Datei in dem Moment, in dem jemand sie auswählt. Damit lagen die Zahlen in einem Konto, das der Kanzlei nicht gehört.
Grund: Ein erlaubtes Werkzeug stand nicht daneben. Eine schriftliche Regelung zu solchen Diensten hatte die Kanzlei nicht, gefragt hat die Anwärterin niemanden. Böse Absicht steckt da praktisch nie dahinter. Es ging schneller, mehr war es nicht.
Ausgang: Gemeldet wurde es dem Klienten. Diese Entscheidung hat die Kanzlei getroffen, nicht wir. Ob die Kanzlei auch die Datenschutzbehörde verständigen muss, stand im Raum. Entschieden hat das die Kanzlei mit ihrem Klienten. Wie es ausgegangen ist, wissen wir nicht. Die Frage nach der Verschwiegenheit betrifft am Ende nicht die Kanzlei allein, sondern den, dessen Zahlen unterwegs waren.
Lösung: Der richtige Weg ist ein Werkzeug, das datenschutzrechtlich und standesrechtlich vertretbar ist. Ob Microsoft Copilot diese Anforderungen erfüllt, ist nach wie vor strittig. Solange die Kanzlei diese Entscheidung nicht trifft, bleibt der schnelle Weg der einzige, der offensteht.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Wohin die Daten dabei wandern
In den freien Dienst, wenn niemand einen erlaubten Weg anbietet. Im Browser steht die Adresse zwischen den Programmen, mit denen die Mitarbeiter ohnehin arbeiten. Angemeldet ist dort ein privates Konto. In der Kanzlei weiß davon niemand.
In die eigene Ablage, tiefer als gedacht. Ein integrierter Assistent hält sich exakt an die Berechtigungen des angemeldeten Benutzers. Das klingt beruhigend und ist es auch, sofern diese Berechtigungen stimmen. Ablagen sind über Jahre gewachsen, Ordner wurden freigegeben, damit es einmal funktioniert. Eingeschränkt hat sie nie wieder jemand.
Und damit ans Licht. Aufgefallen ist das bisher kaum, weil kein Mensch händisch fremde Ordner durchsucht. Ein Assistent tut genau das, in Sekunden, auf eine harmlose Frage hin. Wer nach „Gehalt“ fragt und eine offen liegende Liste findet, hat kein KI-Problem, sondern ein Berechtigungsproblem, das jetzt sichtbar wird.
Für Technik-Interessierte Wo die Daten tatsächlich liegen
Der Unterschied zwischen freien und geschäftlich nutzbaren Diensten liegt weniger im Modell als im Vertrag und im Datenfluss.
Gut sind die Assistenten dort, wo Text beginnt und ein Mensch entscheidet: Entwürfe, Zusammenfassungen, der Einstieg in eine Recherche.
- Die freien Angebote. Die Nutzungsbedingungen räumen dem Anbieter oft ein, Eingaben zur Verbesserung der Modelle zu verwenden. Wo die Server stehen, bleibt häufig offen. Beides ist für Klientendaten disqualifizierend.
- Die Geschäftsvarianten. Bei diesen Angeboten steht in den Bedingungen, was mit den Eingaben passiert: ob sie fürs Training verwendet werden, wo sie liegen und wann sie gelöscht werden. An diesem Punkt müssen Sie ganz genau hinsehen.
- Die integrierten Assistenten. In der eigenen Microsoft-365-Umgebung verbleiben die Kanzleidaten im abgegrenzten Bereich des Unternehmens, und das Modell antwortet nur im Rahmen der Berechtigungen des angemeldeten Benutzers. So steht es in der Microsoft-Dokumentation zu Copilot. Ob Copilot die berufs- und datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt, ist strittig.
- Was kein Modell ersetzt. Die fachliche Prüfung und die Entscheidung, welche Daten es überhaupt sehen soll. Diese Werkzeuge formulieren genauso überzeugend, wenn sie inhaltlich danebenliegen, und geradestehen muss dafür die Kanzlei, nicht das Werkzeug.
„Bevor ich mit einer Kanzlei über KI-Werkzeuge rede, will ich ihre Berechtigungen sehen. Der Assistent ist genau so vertrauenswürdig wie die Ablage, auf der er arbeitet.“
Und was gehört vorher erledigt?
Zuerst die Ablage. Wo liegt was, was davon ist sensibel, was kann ins Archiv. Ohne diesen Schritt arbeitet jeder Assistent auf einem Bestand, den niemand überblickt.
Dann die Berechtigungen. Ausgelesen, nicht zugesagt. Diese Prüfung war in vielen Kanzleien ohnehin überfällig, die KI macht sie nur unausweichlich.
Dann die Werkzeugfrage. Welcher Assistent, unter welchen vertraglichen Bedingungen, für welche Aufgaben. Ein erlaubter Weg ist die einzige Maßnahme, die den freien Dienst tatsächlich verdrängt.
Zuletzt die Spielregeln. Kurz genug, dass die Mitarbeiter sie lesen. Wer so vorgeht, erlebt den Start unaufgeregt. Die Entwürfe stehen früher als sonst. Und der Partner weiß, dass weder Klientendaten abwandern noch der Assistent Dinge zutage fördert, die intern nie jemand sehen darf.
Regeln, Abfrage und die Liste der sensiblen Bereiche schaffen Sie kanzleiintern. Die Prüfung, wer über gewachsene Freigaben tatsächlich worauf zugreifen kann, und die Absicherung des freigegebenen Wegs sind Arbeit für Leute, die das regelmäßig machen. Die berufsrechtliche Einordnung klären Sie mit Ihrer Kammer, da halten wir uns raus.
„Dann verbieten wir es eben“
Der Gedanke liegt nahe, und in dichten Wochen klingt er nach der schnellsten Lösung: Was nicht erlaubt ist, kann nichts anrichten. Vom bloßen Verbot halten wir trotzdem wenig.
Ein Verbot hält genau so lange, wie es niemanden Zeit kostet. Wer sich zwanzig Minuten erspart, macht am privaten Handy weiter, und dann sehen Sie es gar nicht mehr. Mit privaten Telefonen im Büro ist es genauso gelaufen: Verboten waren sie überall, geregelt wurden sie erst, als es einen erlaubten Weg gab.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer hier ins Allgemeine flüchtet, hat Ihre Berechtigungen nie gesehen und Ihre Kanzlei nur verwaltet.
Nach der Berechtigungsliste gefragt.Und nichts Ausgelesenes bekommen?
Dann wissen Sie nicht, was ein Assistent in Ihrer Ablage findet. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sehen uns Ablage und Berechtigungen an und sagen Ihnen, was vor dem ersten Werkzeug erledigt sein muss.
