Das neue System kam dazu, das alte blieb
Ein Betrieb mit vierzehn Mitarbeitern hat ein Dokumentenmanagement eingeführt. Soweit so gut. Das Problem: niemand hat vorher festgelegt, welche Tools nachher wegfallen. Die Eingangsrechnungen landen tatsächlich im neuen System. Daneben laufen die Outlook-Anhänge weiter auf das Netzlaufwerk, und der Scanner legt seine PDFs unverändert in den alten Scan-Ordner. Die Vorlagen bleiben auf dem Fileserver, weil sie dort seit fünfzehn Jahren liegen, die Projektunterlagen im alten Projektordner daneben.
Damit gibt es nach der Einführung nicht weniger Ablagen, sondern eine fünfte. Bei älteren Projekten konnte niemand sagen, ob die gültige Fassung im neuen System oder im alten Projektordner liegt. Wer sichergehen wollte, schaute an beiden Stellen nach. Dass elf von vierzehn den gewohnten Weg nehmen, liegt nicht an der Mannschaft. Der neue brauchte acht Klicks statt drei, beim Ablegen muss man Merkmale eintragen, deren Zweck niemand erklärt hat, und die Suche im neuen System findet weniger als im alten Ordner.
So ein System schafft ein Betrieb meistens aus einem Grund an: Es soll mehr durchgehen, ohne dass mehr Leute im Betrieb sind. Daran misst man es später, nicht an der Zahl der eingeführten Module. Ergebnis: Ob seither mehr durchgeht, hat niemand nachgesehen. Das Budget war weg. Die Lizenz läuft jedes Jahr mit.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Wenn der alte Weg offenbleibt, wird er benutzt
Der Scan-Ordner. Der Scanner legt seine Dateien weiter dorthin, wo er sie seit acht Jahren ablegt. Wer sie von dort ins neue System übernimmt, steht in keinem Projektplan, und deshalb tut es abwechselnd der, dem es gerade auffällt.
Die direkte Berechtigung. „Ich brauche nur kurz Zugriff auf den Ordner.“ Jemand setzt sie, das Problem ist gelöst, der Nachmittag gerettet. Fünf Jahre später weiß niemand mehr, warum es diese Berechtigung gibt, und in der Gruppenübersicht steht sie nicht.
Die acht Sekunden. So lange braucht eine Datei zur Hauptarbeitszeit, bis sie offen ist. Ob die Ursache Storage, Netzwerk, Datenbank oder die Anwendung selbst heißt, interessiert niemanden, der zwanzigmal am Tag davorsitzt. Er nimmt irgendwann wieder den kürzeren Weg.
Für Technik-Interessierte Was vor einer Umstellung erhoben wird
Vor einer Umstellung schätzen wir nichts. Vier Dinge erheben wir, und sie entscheiden über den Projektplan.
Das kostet Tage, nicht Wochen, und danach ist die Reihenfolge keine Vermutung mehr.
- Antwortzeiten an echten Vorgängen. Nicht ein Speedtest am Abend, sondern der Kundenakt beim Öffnen, die große Datei beim Speichern, der Start der Fachsoftware, der Zugriff aus dem Homeoffice, alles zur Hauptarbeitszeit. Dazu die Storage-Latenz und die Antwortzeit der Datenbank, weil dieselbe gefühlte Sekunde an sehr verschiedenen Stellen entstehen kann.
- Die effektiven Berechtigungen. Wir lesen aus, wer tatsächlich worauf zugreifen kann: Rechte aus verschachtelten Gruppen, Direktberechtigungen auf einzelne Benutzer, ehemalige Mitarbeiter, historische Gruppen, „Jeder“. Die Gruppenübersicht allein zeigt das nicht.
- Der Datenbestand vor der Migration. Volumen und Anzahl der Dateien, Duplikate, Pfadlängen, Sonderzeichen, sehr große und sehr kleine Dateien. Diese Punkte bestimmen Projektdauer und Vorgehen, lange bevor jemand über Lizenzen redet.
- Die geprobte Wiederherstellung. Nicht das grüne Dashboard, sondern: Was wurde zuletzt zurückgeholt, wie lange hat es gedauert, waren die Berechtigungen mit dabei, und was passiert, wenn mitten in der Migration etwas schiefgeht.
„Ein Digitalisierungsprojekt ist nicht dann fertig, wenn das neue System läuft. Es ist dann fertig, wenn der alte Umweg nicht mehr gebraucht wird. Und wenn elf von vierzehn Leuten den alten Weg nehmen, schauen wir uns zuerst den neuen Weg an.“
Vom Ist-Zustand bis zum Stichtag
Zuerst die Karte der Ablageorte. Wo die Daten heute tatsächlich liegen, nicht laut Dokumentation: Fileserver, persönliche und gemeinsame Postfächer, Teams, SharePoint, Scan-Ordner, Archiv, dazu die Excel-Datei auf dem Desktop und das externe Laufwerk in der Lade. In einem Planungsbüro kommen die Plandaten dazu, samt den Ständen, die Fachplaner per Datenaustausch geschickt haben. Diese Karte gibt es in den wenigsten Betrieben, und sie ist keine Wochenarbeit.
Dann das führende System je Dokumentart. „Ein Ort für alles“ gibt es in keinem echten Betrieb. Buchhaltungsbelege gehören in die Buchhaltungssoftware oder ins Dokumentenmanagement, Projektdokumente ins Dokumentenmanagement oder auf den Fileserver, Kommunikation bleibt in Outlook, Zusammenarbeit in Teams. Plandaten sind eine eigene Dokumentart und folgen eigenen Regeln: Was gilt, ist der Ausgabestand mit Datum und Index, die Freigabe dazu und die Planlaufliste darüber, wer welchen Stand wann bekommen hat. Ein Dokumentenmanagement führt das nicht von selbst mit. Entscheidend ist nicht, dass es ein System ist, sondern dass für jede Art feststeht, welches gilt.
Dann die Liste dessen, was abgeschaltet wird. Vor dem Projekt, nicht danach: Welches Laufwerk wird read-only, welcher Scan-Ordner hört auf, welche Vorlagen löschen Sie, welche Verknüpfungen zeigen künftig wohin, und ab welchem Stichtag gilt nur noch der neue Weg. An dieser Liste entscheidet sich, ob das Projekt Komplexität abbaut oder aufbaut.
Dann die Entscheidung über den Altbestand. Es muss nicht alles mit. Laufende Projekte übersiedeln vollständig, abgeschlossene bleiben im alten Bestand und werden nur noch lesbar, neue Geschäftsfälle laufen ab dem Stichtag ausschließlich im neuen System. Das ist realistischer als eine Vollbereinigung, auf die ein Betrieb zwei Jahre wartet.
Und danach messen, ob es sich gelohnt hat. Nicht an der Software, sondern an der Durchlaufzeit: wie lange ein Vorgang vom Eingang bis zur Erledigung braucht und wie viel davon Wartezeit ist. Wer diese Zahl vorher nicht kennt, kann hinterher nur glauben, dass es besser geworden ist.
So sieht ein fertiges Projekt aus: Der Scanner legt dorthin ab, wo gesucht wird, das alte Laufwerk lässt sich lesen und nicht mehr beschreiben, und die Frage nach der gültigen Vorlage stellt niemand mehr.
Die Karte der Ablageorte, die Entscheidung über das führende System und die Abschaltliste entstehen im eigenen Betrieb, und das ist der größte Teil der Arbeit. Effektive Berechtigungen auslesen, Antwortzeiten unter echter Last messen und eine Wiederherstellung ernsthaft proben geht ohne Werkzeug und Erfahrung nicht.
„Dafür ist jetzt keine Zeit“
Der Einwand ist der häufigste von allen, und er stimmt in der Sache: Die Leute, die aufräumen sollen, sind genau die, die das Tagesgeschäft erledigen. Ein halbes Jahr Vorarbeit will niemand hören, bevor überhaupt etwas Neues läuft. Muss auch niemand. Vorher gehört nur das erledigt, was das Projekt blockiert oder danach wieder Unordnung erzeugt.
Beim Übersiedeln in ein größeres Büro geht ja auch niemand jede Kiste einzeln durch. Man entscheidet, was mitkommt, was ins Lager wandert und was gar nicht mehr aufgemacht wird. Genau diese Entscheidung fehlt bei den meisten Einführungen, und deshalb steht danach beides da.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer darauf mit dem Funktionsumfang der neuen Software antwortet, hat keine dieser vier Fragen beantwortet.
Nach der Abschaltliste gefragt.Und „das schauen wir uns dann an“ gehört?
Dann steht nach dem Projekt jedes alte Laufwerk noch genau dort, wo es heute steht. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sehen uns an, wo Ihre Dokumente tatsächlich liegen und was nach einer Einführung wegfallen kann.