Sieben Modelle von vier Herstellern, geblieben sind zwei baugleiche Geräte
In einem Büro, das wir übernommen haben, standen sieben Druckermodelle von vier Herstellern. Jedes mit eigenem Treiber, eigener Bedienlogik und eigener Fehlerneigung. Gewachsen ist das über Jahre, und zwar ohne einen einzigen falschen Beschluss.
Grund: Immer wenn ein Gerät fällig war, kam das gerade günstigste ins Büro. Einzeln betrachtet ist das jedes Mal die vernünftige Entscheidung, zusammengezählt ergibt es einen Gerätepark, den niemand mehr überblickt. Mit jedem Kauf kommen ein Treiber und eine Ersatzteillage dazu.
Folge: keine großen Ausfälle, dafür eine Grundlast. Alle paar Tage wartete jemand auf einen Ausdruck, der nicht kam. Eine Störung kostet dabei nie nur die Zeit dessen, der davorsteht, sondern auch die dessen, der helfen kommt. Gezählt hat das niemand. Damit verschwand die Sache aus jeder Statistik, aus dem Arbeitstag aber nicht.
Ergebnis: Umgestellt haben wir auf zwei Geräte desselben Modells. Ein Treiber, eine Bedienung, eine Ersatzteillage. In den zwei Monaten seither sind aus diesem Büro zwei Druckertickets gekommen. Das ist der Unterschied zwischen einem Gerätepark und zwei Druckern.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Fünf Stellen, an denen der Weg des Dokuments reißt
Der Zettel am Gerät. Am Drucker klebt eine Anleitung: welche Taste zuerst gehört und was man tut, wenn nichts kommt. Geschrieben hat sie jemand aus dem Betrieb, nicht der Hersteller.
Die Treiberfenster am selben Arbeitsplatz. Wer auf zwei Geräte druckt, hat zwei verschiedene Druckdialoge vor sich, mit unterschiedlichen Bezeichnungen für dieselbe Einstellung. Beidseitig heißt am einen Gerät anders als am anderen. Also meidet der Mitarbeiter die Auswahl und druckt immer auf dasselbe Gerät.
Die Ablage, die nebenher entsteht. Belege liegen im eigenen Postausgang, weil sie sich jemand selbst geschickt hat. Daneben stehen USB-Sticks und Ordner, die „vorübergehend“ heißen und es nie sind. Der Scan-Weg hängt daran mit.
Der Großformatdrucker am Abend vor der Abgabe. In einem Planungsbüro ist nicht der Bürodrucker das Nadelöhr, sondern der Plotter. Er hängt an denselben Punkten wie jedes andere Gerät, an fester Adresse, einheitlichem Treiber und aktueller Firmware. Nur trifft sein Ausfall den Abgabetermin, und Rollenmaterial ist kein Toner, den jemand nebenbei aus dem Schrank holt. Bei den Geräten, die wir betreuen, ist das meistens ein HP. Ein Plotter braucht außerdem seine eigene Warteschlange, damit ein hängender A0-Auftrag nicht den ganzen Stapel blockiert.
Und der Lauf, der an einem Tag hinausgeht. In einer Hausverwaltung verteilt sich der Druck nicht über den Tag, er kommt in einem Schwung: Vorschreibungen als Serienbrief, tausend Seiten, Kuvertierung, Post. Ein Gerät, das im Alltag genügt, ist an diesem Tag zu langsam oder zu klein im Papiervorrat. Was fehlt, merkt man mitten im Lauf: das Ersatzpapier, die Kuvertiermaschine, die jemand anderer belegt, und die Antwort auf die Frage, wo der Lauf wieder ansetzt, wenn er bei Blatt 600 abbricht.
Für Technik-Interessierte Warum die Druckkette reißt
Vier Bruchstellen erklären fast alle Störungen, und drei davon sind Konfiguration.
Deshalb ist ein Altgerät selten defekt. Es fällt aus der Reihe, sobald sich in seiner Umgebung etwas ändert.
- Der Treiberwildwuchs. Modellspezifische Treiber in unterschiedlichen Versionen auf unterschiedlichen PCs sind die häufigste Bruchstelle. Universaltreiber eines Herstellers, zentral verteilt, reduzieren die Varianten drastisch.
- Die wandernde Adresse. Jedem Gerät gehört eine fest reservierte Adresse im Netz. Sonst verteilt der Router nach einem Neustart neu, und die Arbeitsplätze drucken ins Leere, ohne dass jemand einen Fehler sieht.
- Das Scan-Ziel und seine Anmeldung. Scan-in-den-Ordner scheitert an abgelaufenen Dienstkonten oder abgeschalteten alten Protokollversionen. Beides passiert bei Wartungen, ohne dass jemand an den Scanner denkt.
- Die Anforderungen der Mailserver. Scan-an-E-Mail scheitert daran, dass Mailserver aus gutem Grund immer strengere Anforderungen an Absender stellen. Ein zehn Jahre altes Gerät erfüllt sie schlicht nicht mehr.
„122 Drucker-Tickets im Jahr heißt, dass alle drei Tage irgendwo jemand vor einem Gerät steht, aus dem nichts kommt. Die meisten dieser Tickets wären mit Standardisierung nie entstanden.“
Was dauerhaft Ruhe bringt
Beim nächsten Gerätewechsel. Ersetzen Sie nicht Gerät für Gerät durch das gerade günstigste, sondern die gewachsene Sammlung durch wenige gleiche, aktuelle Geräte. Das ist die Maßnahme mit der größten Wirkung und der geringsten Technik dahinter. Ein Kriterium gehört dabei in die Anfrage an den Händler: Das Gerät muss IPP beherrschen und nach Mopria zertifiziert sein. Microsoft stellt die Auslieferung herstellereigener Druckertreiber über Windows Update stufenweise ein, danach spricht Windows über seinen eigenen Klassentreiber mit dem Drucker. Ein Gerät, das das nicht kann, wird ab diesem Zeitpunkt zur Baustelle.
Bei der Einrichtung. Wir verteilen einen einheitlichen Treiber zentral. Damit verschwindet die häufigste Bruchstelle, und ein Windows-Update legt nicht mehr einzelne Arbeitsplätze lahm.
Wenn die Geräte stehen. Jedes hat eine fest reservierte Adresse, jedes Scan-Ziel ist dokumentiert: wohin es zeigt und wer es eingerichtet hat. Diese Liste existiert in den wenigsten Betrieben und ist im Störungsfall die halbe Antwort.
Im laufenden Betrieb. Tonerstand, Zählerstände und Erreichbarkeit beobachten wir aus der Ferne. Damit ist der Toner bestellt, bevor er ausgeht, und ein totes Scan-Ziel fällt auf, bevor Belege verschwinden.
Der Zielzustand ist kein Hexenwerk: Jeder Arbeitsplatz druckt auf jedem Gerät, ohne dass jemand einen Treiber sucht, und der Scan landet im richtigen Ordner.
Die Bestandsaufnahme und die Entscheidung, sich von Altgeräten zu trennen, liegen bei Ihnen. Einheitliche Treiber zentral verteilen, feste Adressen vergeben und Scan-Ziele robust einrichten ist dagegen Handwerk, das man einmal sauber macht statt zwanzigmal notdürftig.
„Dafür extra Geld ausgeben?“
Der Einwand ist berechtigt: Ein Drucker ist kein Prestigeobjekt, und ein Gerät zu tauschen, das noch druckt, fühlt sich nach hinausgeworfenem Geld an.
Nur steht der Preis des Altgeräts längst woanders. Er steht in der Zeit, die zwei Leute verlieren, jedes Mal wenn eines der Geräte steht. Beim Dienstwagen rechnen Sie die Werkstattzeiten ja auch mit, nicht nur den Anschaffungspreis.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer über die häufigste Störung im Betrieb keine Auskunft geben kann, hat Ihre Störungen bisher abgearbeitet statt abgestellt.
Nach der Störungsliste gefragt.Und „das ist halt der Drucker“ gehört?
Dann kennen Sie die Grundlast nicht, die Ihre Geräte im Betrieb erzeugen. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Nennen Sie uns das Gerät, das am häufigsten für Ärger sorgt, und wir gehen den Weg vom Papier bis in die Ablage einmal mit Ihnen durch.
