Der eine, der alles weiß
Das Muster kennen wir in zwei Ausprägungen. Intern ist es der Kollege, oft gar kein IT-Mann, sondern schlicht der Technikaffinste im Betrieb, der über die Jahre alles eingerichtet hat und bei dem sämtliche Fäden zusammenlaufen. Extern ist es der Bekannte, der Neffe oder der frühere Lieferant, der „unsere IT macht“ und am Handy erreichbar ist, manchmal. Beide Varianten funktionieren erstaunlich lange erstaunlich gut, weil im Normalbetrieb nichts auffällt.
Der Preis zeigt sich, wenn die Person fehlt. Beim Urlaub ist das lästig, bei einem Krankenstand wird es ernst. Und beim Abschied, ob Pensionierung, Kündigung oder Zerwürfnis, steht der Betrieb über Nacht ohne Antworten da: wo die Verträge liegen, welche Passwörter existieren, was der Server im Keller eigentlich tut und wofür die monatlichen Rechnungen jeweils sind.
Der unangenehme Fall ist dabei nicht der Urlaub, sondern der Abgang im Streit. Dann steht die Frage im Raum, wer heute noch auf Server, Router und Microsoft-Konten zugreifen kann. Läuft die Domain auf eine Privatperson, hängt daran auch die E-Mail-Adresse des Betriebs, über die Ihre Kunden Sie erreichen. Bis so etwas geklärt ist, vergehen Wochen.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Woran es im Betrieb sichtbar wird
Die Passwörter. Die wichtigsten Zugänge für Server, Router, Domain und Microsoft-Konten müssen außerhalb eines einzelnen Kopfes oder privaten Notizbuchs existieren. Wo das nicht so ist, hängt die Handlungsfähigkeit des Betriebs an der Anwesenheit einer Person.
Die Dokumentation. Es muss eine geben, die beschreibt, was im Betrieb läuft und wie es zusammenhängt, und zwar so, dass ein Außenstehender damit zurechtkommt. Genau daran scheitert es meistens: Vorhanden ist etwas, lesbar für Dritte ist es nicht.
Die Registrierungen. Domain, Website und Verwaltungszugänge müssen auf das Unternehmen laufen, nicht auf eine Privatperson. Das feinste Warnsignal ist aber die Angst, etwas anzugreifen. Wenn Sätze fallen wie „da fassen wir lieber nichts an, das hat damals der Herr Soundso eingerichtet“, dann beherrschen Sie das System nicht mehr, sondern dulden es nur noch.
Für Technik-Interessierte Was in eine IT-Dokumentation gehört
Eine belastbare Dokumentation hat wenige, klar definierte Bestandteile.
Entscheidend ist weniger das Format als die Pflege: Jede Änderung an der Umgebung zieht eine Änderung der Dokumentation nach sich, sonst ist sie nach einem Jahr Archäologie statt Betriebsanleitung.
- Bestandsverzeichnis und Netzwerkplan. Alle Geräte, Server und Softwarelizenzen samt Wartungsende, dazu ein Plan, der zeigt, was womit verbunden ist. Ohne diese Basis ist jede weitere Angabe nicht überprüfbar.
- Die Abhängigkeitskarte. Welcher Dienst braucht welchen Server, und was muss nach einem Ausfall in welcher Reihenfolge starten. Das ist der Teil, den ein Fremder im Ernstfall zuerst braucht und am seltensten vorfindet.
- Das Vertragsregister. Anbieter, Laufzeiten, Kündigungsfristen. Es beantwortet die Frage, wofür die monatlichen Rechnungen jeweils sind, ohne dass jemand raten muss.
- Der Passwortspeicher. Verschlüsselt, mit rollenbasierten Zugriffen und Protokollierung, wer wann worauf zugegriffen hat, ergänzt um einen versiegelten Notfallzugang für den Fall, dass der Speicher selbst nicht erreichbar ist.
„Wir haben Umgebungen übernommen, deren wichtigstes Passwort im Kopf eines Pensionisten lag. Seither messe ich IT-Betreuung daran, ob sie morgen auch ohne eine bestimmte Person funktioniert.“
Wie ein geordneter Zustand aussieht
Im laufenden Betrieb. Eine gepflegte Dokumentation der Umgebung, nicht als einmaliges Projekt, sondern so aktuell, dass sie stimmt, wenn man sie braucht.
Bei den Zugängen. Zugangsdaten gehören in einen verschlüsselten Passwortspeicher des Unternehmens, nicht in den Kopf, nicht ins private Handy und nicht in eine Excel-Liste namens „Passwörter_final“.
Beim Ausscheiden. Sie entziehen die Zugriffe und tauschen die kritischen Passwörter, eine Sache von Stunden statt eines Dramas von Wochen. Das setzt voraus, dass jemand anderes die Zugänge kennt.
Und dauerhaft. Jede kritische Information ist bei mindestens zwei Stellen bekannt oder nachlesbar hinterlegt. In einem Managed-Service-Modell ist das eingebaut, weil hinter dem Betrieb ein Team mit gemeinsamer Dokumentation steht und nicht eine einzelne Person mit gutem Gedächtnis.
Die Liste der Abhängigkeiten und das Gespräch mit dem Wissensträger schaffen Sie ohne fremde Hilfe. Eine vollständige, technisch korrekte Dokumentation der Umgebung samt geordneter Übernahme der Zugänge ist dagegen Arbeit für Leute, die so etwas regelmäßig machen und wissen, wo die Lücken üblicherweise sitzen.
Das ist kein Misstrauen
Ein Einwand kommt an dieser Stelle verlässlich: Der Kollege macht das doch seit Jahren gut, das wirkt ja, als würde man ihm nicht mehr trauen. Wir sehen es umgekehrt. Dokumentation und Zweitwissen schützen zuerst den Wissensträger selbst. Er kann auf Urlaub gehen, ohne das Handy neben die Liege zu legen, er kann krank sein, ohne dass der Betrieb steht, und er muss nicht auf ewig der Einzige bleiben, der um sechs in der Früh angerufen wird.
Die Buchhaltung führt ja auch niemand ohne Belege, bloß weil man der Buchhalterin vertraut. Beim IT-Wissen ist es dasselbe.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer die Dokumentation erst schreiben muss, hat Ihre IT im eigenen Kopf verwaltet, betreut hat er sie nicht.
Nach der Dokumentation gefragt.Und „historisch so gewachsen“ gehört?
Dann wissen Sie bis heute nicht, was passiert, wenn diese eine Person zwei Wochen fehlt. Reden wir eine halbe Stunde darüber, gern bevor der nächste Urlaub ansteht. Wir sagen Ihnen, an welchen Punkten es bei Ihnen stehen bleibt.