Die Abwesenheitsnotiz war aktiv, gelesen hat den Vergleichsvorschlag trotzdem niemand
Zwei Wochen lag ein befristeter Vergleichsvorschlag ungelesen im Postfach. Die Kanzlei haben wir kurz zuvor übernommen, drei Anwälte und vierzehn Mitarbeiter. Der zuständige Anwalt war auf Urlaub, die Abwesenheitsnotiz war aktiv. Damit schien die Vertretung geregelt. Gegen die Notiz spricht nichts.
Ein Wort dazu, was überhaupt in so einem Postfach liegt: Was vom Gericht kommt, läuft über den ERV. Per Mail kommt die Korrespondenz, also der Schriftverkehr mit den Mandanten und mit den Anwälten der Gegenseite. Fristen entstehen dort trotzdem. Hier hat die Gegenseite einen Vergleich vorgeschlagen und ein Datum dazugesetzt.
Ursache: Eine Abwesenheitsnotiz informiert den Absender, sie leitet aber keine Nachricht weiter, sie öffnet kein Postfach, sie benennt keine Vertretung. Wir haben uns angesehen, wer außer dem Anwalt noch in dieses Postfach kommt. Ergebnis: niemand.
Aufgefallen ist die Sache, als von der Frist noch zwei Tage übrig waren. Folge: Die Kanzlei hat trotzdem wieder von vorne verhandelt, mit dem Mandanten am Telefon, dem man erklärt, warum. Gutgegangen ist es, weil die Gegenseite noch einmal zugehört hat. Der Punkt dabei: das konnte vorher niemand wissen. Ein geplanter Urlaub ist ohnehin nur der sichtbarste Fall, ein Krankenstand stellt dieselbe Frage von einem Tag auf den anderen.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Was mit dem Passwort weitergegeben wird
Das ganze Konto. Wer sein Passwort weitergibt, gibt jede vertrauliche Korrespondenz, jeden Kalendereintrag und jeden daran hängenden Zugriff mit. Es gibt keine Möglichkeit, davon nur den Posteingang zu übergeben.
Die Nachvollziehbarkeit. Hinterher lässt sich nicht mehr sagen, wer wann was gelesen oder versendet hat. Für einen Beruf, der von Verschwiegenheit und Nachvollziehbarkeit lebt, ist das ein Widerspruch, und im Anlassfall ist es die Frage, die als erstes kommt.
Der zweite Faktor. Wo ein Passwort wandert, hebelt es die Multifaktor-Authentifizierung gleich mit aus. Und der Zettel verschwindet nach dem Urlaub nicht von selbst: Wir haben solche Zettel Monate später an Bildschirmen kleben gesehen.
Für Technik-Interessierte Delegation statt Kontoübergabe
Saubere Vertretung beruht auf dem Delegationsmodell des Mailsystems. Vier Bausteine genügen.
Nichts davon ist neu oder exotisch, es muss nur jemand einrichten.
- Die Stufen der Berechtigung. Exchange unterscheidet Vollzugriff auf ein Postfach, Rechte auf einzelne Ordner sowie das Senden im Namen beziehungsweise unter dem Namen des Vertretenen. Jede Stufe weisen Sie dem Konto der Vertretung zu, statt sie als Passwort weiterzureichen.
- Die personengebundene Anmeldung. Damit bleibt der zweite Faktor wirksam, und jeder Zugriff taucht im Protokoll unter dem richtigen Namen auf. Genau das ist der Unterschied zur Kontoübergabe.
- Freigegebene Postfächer. Ihr Konto ist für die Anmeldung ab Werk gesperrt, der Zugriff läuft ausschließlich über zugewiesene Berechtigungen. Für fristauslösende Eingänge ist das die robusteste Form, und sie steht und fällt mit dieser Sperre: Ein freigegebenes Postfach, bei dem jemand die Anmeldung wieder freischaltet, ist ein Konto wie jedes andere. Verlangen Sie deshalb zweierlei, dass die Anmeldung gesperrt bleibt und dass diese Postfächer in Ihren Regeln für den zweiten Faktor mitlaufen. Genau dort fallen sie regelmäßig heraus.
- Befristung und Entzug. Berechtigungen lassen sich zeitlich begrenzen und zentral wieder entziehen. Das ist der Schritt, der beim Zettel fehlt.
„Vertretung ist keine Vertrauensfrage, sondern eine Einrichtungsfrage. Wenn das Passwort den Besitzer wechseln muss, damit die Post gelesen wird, ist vorher etwas schiefgelaufen.“
Wie Vertretung eingerichtet statt improvisiert wird
Vor der Abreise. Die Vertretung ist benannt, die Zugriffe sind aktiv, die Abwesenheitsnotiz nennt sie. Einmal definiert, sind das ein paar Minuten Routine statt einer Diskussion am Donnerstagnachmittag.
Während der Abwesenheit. Die Vertretung greift mit dem eigenen Konto gezielt auf das Postfach zu, ohne dessen Passwort je zu kennen. Die Mail vom Dienstag liest sie am Dienstag.
Nach der Rückkehr. Den Zugriff entziehen Sie mit einem Handgriff wieder, mit Datum. Wo das nicht passiert, sammeln sich über Jahre Berechtigungen an, die niemand mehr überblickt.
Unabhängig davon, ganzjährig. Die zentrale Kanzleiadresse und jedes Postfach, in dem Korrespondenz mit Mandanten oder mit der Gegenseite landet, gehören von vornherein als freigegebenes Postfach eingerichtet, auf das mehrere Berechtigte zugreifen. Dann hängt keine Frist an der Anwesenheit einer einzelnen Person, weder im Sommer noch im Krankenstand.
Vertretungen benennen, Abläufe festlegen und Zettel abschaffen können Sie ohne externe Hilfe. Die passende Berechtigungsstufe je Postfach gehört dagegen zu jemandem, der Ihr Mailsystem im Detail kennt. Ebenso, dass jemand die Zugriffe protokolliert und verlässlich wieder entzieht. Ein halb umgesetztes Berechtigungskonzept hilft im Anlassfall kaum mehr als gar keines.
Das hat mit Vertrauen nichts zu tun
Der Einwand kommt fast immer, und er ist ernst gemeint: Man kennt einander seit Jahren, der Kollege bekommt das Passwort, fertig. Nur regelt eine Vertretung nicht das Vertrauen, sondern die Nachvollziehbarkeit.
Die Handakte führen Sie ja auch nicht, weil Sie dem Sachbearbeiter misstrauen, sondern damit ein Zweiter sie lesen kann, wenn der Erste nicht da ist. Ein eingerichteter Zugriff ist genau das, nur für das Postfach.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Ohne diese vier Nachweise steht Ihre Vertretung auf einem Zettel und auf gutem Willen.
Nach den Zugriffen gefragt.Und „historisch gewachsen“ gehört?
Dann liegt Ihre Anwaltskorrespondenz an manchen Tagen bei genau einer Person. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Legen Sie uns Ihren Urlaubsplan daneben, und wir sagen Ihnen, an welchen Tagen das heuer der Fall ist.