Eine Platte läuft voll, gelesen hat die Meldungen seit einem Personalwechsel niemand
In einer Kanzlei mit zwanzig Mitarbeitern, die wir kurz davor übernommen haben, läuft eine Platte über Wochen voll. Die Überwachung meldet das Nacht für Nacht, auffallen tut es aber erst, wenn kein Platz mehr ist. An einem Freitag im Herbst ist es soweit.
Am Nachmittag geht die Kanzleisoftware an keinem Arbeitsplatz mehr auf, der Fristenkalender inbegriffen. Auf dem Tisch liegt ein fristgebundener Schriftsatz, und in der Kanzlei kann an diesem Nachmittag niemand sagen, ob er noch hinausgeht. Der Weg im ERV bleibt offen, eingebracht wird über die Weboberfläche der Übermittlungsstelle und dafür braucht es die Kanzleisoftware nicht. Er nützt aber nur, solange die Datei auch außerhalb des stehenden Servers erreichbar ist. Beides hatte vorher niemand geprüft. Arbeiten konnte die Kanzlei erst wieder am Montag um 14 Uhr. Das ganze Wochenende lagen die Akten, Fristen und Schriftsätze der Anwälte still.
Nachgesehen haben wir danach, wohin die Meldungen der Überwachung gehen. Gefunden haben wir eine einzelne Mailadresse, hinterlegt vor Jahren. Ursache: Gelesen hat dieses Postfach seit einem Personalwechsel niemand mehr. Beim Wechsel hat niemand die Empfängeradresse nachgezogen, und nachgesehen hat danach auch niemand.
Folge: Die Partner haben uns danach zwei Fragen gestellt, die vorher nie jemand gestellt hat. Erstens, wie die Kanzlei sicherstellt, dass der Betrieb nicht zum Stehen kommt, also Überwachung, Alarmierung und ein geregelter Ablauf im Störfall. Zweitens, welche Alternativen bleiben, falls er doch steht. Nach der vollen Platte hat niemand gefragt.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Woran Sie es vorher erkennen
Der Satz „Wir haben eh ein Backup“. Er beantwortet die falsche Frage. Entscheidend ist nicht, ob eine Sicherung existiert, sondern wie lange es nach einem Ausfall dauert, bis die Kanzlei wieder arbeiten kann, und ob das jemand mit der Uhr geprüft hat. Eine Wiederherstellung, die nie jemand durchgespielt hat, ist keine Planung, sondern eine Annahme.
Die Zugänge. Fällt die sachbearbeitende Anwältin zwei Wochen aus, muss die Vertretung an Akt, Fristenkalender und Korrespondenz kommen, und zwar sofort. Woran das scheitert, ist selten die Software. Es sind Berechtigungen, die an einer einzelnen Person hängen.
Die Vorwarnung. Die meisten Ausfälle kündigen sich an: Eine Platte läuft über Wochen voll, eine Sicherung schlägt drei Nächte hintereinander fehl, ein Zertifikat läuft in vierzehn Tagen ab. Am Bildschirm sieht man davon nichts. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob eine Überwachung läuft, sondern wer die Meldungen liest.
Für Technik-Interessierte Was hinter „Weiterarbeiten trotz Ausfall“ steckt
Hinter der einfachen Frage stehen vier technische Ebenen. Keine davon ist exotisch, zusammen entscheiden sie, ob ein Ausfall eine Randnotiz bleibt oder die Kanzlei tagelang aufhält.
Zusammen ergeben die vier Ebenen eine Reihenfolge für den Ernstfall: Was zuerst wieder laufen muss, steht vorher fest, und niemand diskutiert es am Freitagnachmittag.
- Redundanz. Eine zweite Internetleitung über einen anderen Weg, ein vorbereitetes Ersatzgerät, und für die Kanzleisoftware die Frage, ob es einen Notbetriebsweg gibt, wenn der Server steht.
- Definierte Wiederanlaufzeit. Die Kennzahlen heißen RTO (wie lange darf die Rückkehr zum Betrieb dauern) und RPO (wie viel Datenverlust ist verkraftbar). Beide legen Sie je Szenario schriftlich fest, und die Wiederherstellungsprobe zeigt, ob die Realität dazu passt.
- Priorisierte Überwachung. Fristenrelevante Systeme behandeln wir nicht wie den Bildschirm im Besprechungsraum, sondern überwachen sie schärfer und stellen sie zuerst wieder her.
- Berechtigungskonzept. Die Vertretung muss an Akt, Fristenkalender und Korrespondenz kommen, ohne dass jemand einen Zettel sucht. Das scheitert selten an der Software, sondern an Zugriffen, die an einer einzelnen Person hängen.
„Kanzlei-IT hat genau eine Pflicht: Sie darf nie der Grund sein, warum eine Frist fällt. An diesem Satz messen wir jede einzelne Entscheidung.“
Wie Vorsorge im Alltag aussieht
Wochen davor. Ihre IT erweitert die volle Platte, während die Kanzleisoftware ganz normal weiterläuft. Die fehlgeschlagene Sicherung behebt sie am nächsten Morgen, nicht erst an dem Tag, an dem man sie gebraucht hätte.
In der ersten Stunde eines Ausfalls. Es steht schriftlich fest, womit die Kanzlei weiterarbeitet: welcher Weg für die Einbringung bleibt, wer die laufenden Fristen sichert und wer verständigt wird. Prüfen Sie vorher, ob die Einbringung im ERV über die Weboberfläche Ihrer Übermittlungsstelle auch ohne die Kanzleisoftware läuft und ob die Datei dann überhaupt erreichbar ist. Diese Antwort gehört in die Kanzleiorganisation, nicht in den Kopf eines Einzelnen.
Am selben Tag. Die Wiederherstellung hat eine bekannte Dauer, weil Ihre IT sie geprobt hat. Bekannt heißt: Sie können sie gegen Ihre kürzeste Frist halten und wissen vorher, ob sich das ausgeht.
Wenn jemand ausfällt. Die Vertretung kommt an alles, was sie braucht, weil die Berechtigungen dokumentiert sind und nicht auf einem Zettel unter der Tastatur stehen.
Die Szenarien-Fragen stellen und schriftliche Antworten verlangen, das können Sie morgen tun. Die Antworten belastbar machen, mit geprobter Wiederherstellung, geregelter Vertretung und priorisierter Überwachung, ist Aufgabe Ihrer IT. An der Qualität der Antworten erkennen Sie deren Qualität.
„Bisher ist nichts passiert“
Der Einwand ist berechtigt und in den meisten Kanzleien sogar zutreffend: Es ist noch nie eine Frist gefallen, weil ein Server gestanden ist.
Das hat einen Grund, und er liegt nicht in der IT. Die Fristenkontrolle einer Kanzlei ist mehrstufig und personell besetzt, und das Fristenbuch ist die Ebene, die einen Serverausfall überlebt. Wer diese zweite Ebene führt, ist gegen den Ausfall besser gestellt, wer sie nur noch in der Software führt, hängt mit den Fristen an derselben Maschine wie mit allem anderen. Wie Sie das organisieren, ist Ihre Sache und nicht unsere. Es ändert aber die Antwort auf unsere Frage: Was Ihre Kanzlei bei einem Ausfall aushält, hängt davon ab, was neben der Technik noch mitläuft.
Dazu kommt: Eine versäumte Frist ist nicht automatisch der Schaden. Was danach an Rechtsbehelfen offensteht, entscheidet der Anwalt und nicht die IT. Unsere Pflicht liegt davor, und sie lautet, die IT darf nicht der Grund für das Versäumnis sein.
Dieses Fristenbuch führt die Kanzlei auch nicht, weil schon einmal etwas schiefgegangen ist, sondern damit es nicht schiefgeht. Eine geprobte Wiederherstellung ist dasselbe Prinzip, eine Ebene tiefer. Sie kostet einen Vormittag im Jahr und beantwortet die Frage, die im Anlassfall als Erste kommt.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer hier ausweichen muss, war bisher nicht die Absicherung Ihrer Kanzlei, sondern nur der Techniker im Hintergrund.
Alle vier gefragt.Und nichts Schriftliches bekommen?
Dann ist offen, was am nächsten Fristtag passiert. Ein Gespräch von 30 Minuten genügt, um das zu klären. Wir gehen die vier Punkte durch und sagen Ihnen zu jedem, wie es bei Ihrer Kanzlei steht.