Gewachsen sind die Profile über Jahre, aufgefallen ist es im September
Eine Kanzlei mit zweiundzwanzig Mitarbeitern kam im Herbst zu uns, mitten in den Abgabewochen. Grund für den Anruf: die Anmeldung am Morgen zieht sich seit Wochen, ein größerer Server muss her. Der Terminalserver war zu diesem Zeitpunkt drei Jahre alt. Nachgesehen haben wir zuerst die Anmeldezeiten, acht bis elf Minuten je nach Benutzer.
Zum Anruf geführt hat es trotzdem erst im Herbst, obwohl die Anmeldung jeden Monat dieselbe ist. Die Mannschaft kommt jeden Tag zwischen halb acht und acht, und vor dem 15. sitzen ohnehin alle gleichzeitig drin: UVA und Lohnabgaben, in den Tagen davor die Lohnverrechnung mit Massendruck und Übermittlung. Diese Spitze dauert ein paar Tage und ist vorbei, bevor sie jemand meldet. Im September halten die Abgabewochen wochenlang an, und da fiel es auf.
Befund: Die Benutzerprofile waren über die Jahre zu groß geworden. FSLogix bindet so ein Profil bei jeder Anmeldung als eine einzige Containerdatei ein, damit jeder seinen gewohnten Desktop vorfindet. Das Einhängen selbst dauert bei einem großen Container ungefähr so lang wie bei einem kleinen. Den Vormittag kostet etwas anderes: die Last, die zweiundzwanzig gleichzeitige Anmeldungen auf dem Profilspeicher erzeugen, und der Inhalt, den jedes Profil danach nachlädt. Am Alter des Servers lag es nicht.
Lösung: Quotas, damit kein Profil mehr unbemerkt wächst. Dazu ein Monitoring, das die Größen mitschreibt und Alarm gibt, bevor es im Büro auffällt. Der dritte Teil hat mit Technik nichts zu tun: der Hinweis an die Mannschaft, Dateien nicht in Downloads, Dokumente und Desktop abzulegen, sondern gleich am Fileserver. Diese drei Ordner sehen wir in fast jeder Umgebung, die wir übernehmen. Wartezeit am Vormittag ist Zeit, die niemand verrechnet.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Vier Dinge, die jetzt auf die Liste gehören
Die Lastreserve. Die Frage ist nicht, ob der Server heute läuft, sondern ob er im September durchhält. Warten müssen Sie auf die Antwort nicht bis zum Herbst: Jeder Monat hat seine Spitze in den Tagen vor dem 15., wenn UVA, Lohnabgaben und die Lohnverrechnung zusammenfallen. Das sind zwölf Messpunkte im Jahr statt einem, und der September ist dieselbe Spitze über Wochen. Speicher, Prozessorlast, freier Plattenplatz, Zahl der Sitzungen, Größe der Benutzerprofile: alles messbar und mit dem Vorjahr vergleichbar. Wird eine Reserve knapp, stocken Sie sie jetzt entspannt auf.
Die geprobte Rücksicherung. Dass eine Sicherung durchläuft, heißt nicht, dass Sie daraus etwas wiederherstellen können. Einmal probeweise zurückholen: eine Datenbank, ein Aktenordner, ein Postfach. Erst danach ist das Backup eine Versicherung und nicht bloß ein grünes Häkchen.
Die Wartungstermine. Betriebssystem, Kanzleisoftware, die jährlichen Versionswechsel: Alles davon braucht ein Fenster. Wer die Termine jetzt in den Kalender legt, kann sie in die zweite Monatshälfte schieben, also weg von den Tagen vor dem 15. und aus den Abgabewochen heraus. Heuer, also 2025, gehört auch das Support-Ende von Windows 10 am 14. Oktober auf diese Liste.
Die Zugänge und Vertretungen. In dichten Wochen fällt jede Reibung doppelt auf: das Postfach, auf das die Kollegin nicht zugreifen kann, die fehlende Berechtigung des neuen Mitarbeiters, die Supervisor-Rolle in der FinanzOnline-Benutzerverwaltung, die an einer einzigen Person hängt. Eigene Kennungen hat dort jeder Mitarbeiter, angelegt und gesperrt werden sie aber vom Supervisor, und fällt der aus oder scheidet er aus der Kanzlei aus, kommt niemand mehr an die Benutzerverwaltung. Beim Postfach ist die Vertretung keine reine IT-Frage: darin liegt Klientenkorrespondenz, die Verschwiegenheit gilt auch im Krankenstand, und deshalb gehört vorher schriftlich geregelt, wer in welchem Fall hineinsieht und was davon protokolliert wird.
Für Technik-Interessierte Woran man Reserven erkennt
Aussagekräftig ist nicht der Momentwert, sondern der Verlauf über Wochen, verglichen mit denselben Wochen des Vorjahres. Vier Größen tragen die Aussage.
Wer diese vier Werte aus dem Vorjahr hat, kann Engpässe für den Herbst berechnen. Wer sie nicht hat, kauft im Zweifel das Falsche.
- Der Arbeitsspeicher. Wird er knapp, lagert der Server Speicherseiten auf die Platte aus. Jede Datenbankabfrage wartet dann auf den langsamsten Baustein im System, und die Umgebung kippt nicht allmählich, sondern ab einer bestimmten Zahl an Sitzungen plötzlich.
- Die Antwortzeit des Speichersystems. Gemessen unter echter Last am Vormittag, nicht nachts. Diese Latenz zeigt Engpässe lange, bevor der Plattenplatz ausgeht, und sie ist die Kennzahl, an der sich SSD und NVMe von klassischen Platten unterscheiden.
- Die Größe der Benutzerprofile. Ein Profil wächst mit jedem Jahr, in dem niemand hinsieht. Wie schnell, ist von Benutzer zu Benutzer verschieden. Wir messen den Container, den ein Profil bei der Anmeldung belegt, nicht den Platz auf einem Laufwerk.
- Die Baseline aus dem Vorjahr. Ohne Vergleichswert ist jede Messung eine Momentaufnahme. Mit ihm können Sie den September ausrechnen statt erahnen.
„Der beste Jänner-Check ist der, von dem im September niemand mehr redet. Was jetzt gemessen und behoben wird, kommt in den Abgabewochen in keiner Besprechung vor.“
Woran Sie merken, dass es gewirkt hat
Im Frühjahr. Die im Jänner beschlossenen Reserven sind da, die Rücksicherung ist außerhalb der Spitzen geprobt und die Dauer notiert. Das ist der letzte Zeitpunkt, an dem eine Anschaffung noch in Ruhe geliefert und eingerichtet werden kann.
Im Sommer. Die Wartungstermine sind abgearbeitet oder liegen fix außerhalb der Abgabewochen. Wer im August noch umstellt, tut es freiwillig und nicht unter Druck.
Im September. Die IT kommt in den Besprechungen nicht vor. Die Abschlüsse laufen, die Auslastung steigt, der Server hat Luft. Fällt doch etwas aus, gibt es eine Sicherung, von der man weiß und nicht nur hofft, dass sie zurückspielbar ist.
Das ganze Jahr über. Jemand schaut hin, bevor Sie anrufen müssen. Eine eingerichtete Überwachung meldet die volllaufende Platte oder die hängende Sicherung, oft Tage bevor jemand im Büro etwas merkt.
Die Prüfliste, die Termine und die Zugangsfragen schaffen Sie kanzleiintern. Für belastbare Aussagen über Lastreserven braucht es Messwerte über Wochen und den Vergleich mit dem Vorjahr, also eine Überwachung, die dauerhaft mitschreibt. Und die Rücksicherungsprobe muss jemand durchführen, der das oft gemacht hat und den laufenden Betrieb dabei nicht gefährdet.
„Es hat voriges Jahr auch gehalten“
Das ist kein Leichtsinn, sondern Erfahrung, und die Erfahrung stimmt: Es hat gehalten. Nur weiß niemand, wie knapp. Ob es mit fünf Prozent Reserve gehalten hat oder mit vierzig, sieht im Rückblick gleich aus. Wie groß die Benutzerprofile inzwischen geworden sind, steht ebenfalls nirgends.
Sie führen den Fristenkalender ja auch nicht deshalb nicht, weil im Vorjahr niemand eine Frist versäumt hat. Der Aufwand hält sich in Grenzen: Für eine Kanzlei mit rund 20 Mitarbeitern ist so ein Check kein Projekt, sondern ein strukturierter Durchgang. Im Jänner besprechen und terminieren, außerhalb der Spitzen messen und testen, dokumentiert wird beides.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer davon nichts vorlegen kann, hat Ihrer Kanzlei bisher beim Arbeiten zugesehen, nicht sie betreut.
Vier Fragen im Jänner.Und keine einzige Kurve?
Dann entscheiden Sie das ganze Jahr über Technik, die niemand gemessen hat. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sehen uns die Werte aus Ihrem letzten September an und sagen Ihnen, wo bis zum Sommer etwas passieren muss.