Der Bestand lag nicht im Archiv, sondern auf vierzehn Rechnern
31 Archivdateien, verteilt auf vierzehn Rechner. So lag der Bestand in einer Kanzlei, die wir übernommen haben. Zusammengesucht haben wir ihn Rechner für Rechner. Grund: das Postfach lief voll, also zog jemand alte Mails in eine lokale Datei, über Jahre und immer nach demselben Muster. Angeordnet hat das niemand, verboten auch nicht. Ein volles Postfach ist ein echtes Problem, dagegen lässt sich wenig sagen.
Als eine Honorarstreitigkeit den Schriftverkehr von 2020 verlangte, suchten zwei Anwälte zwei Tage lang. Durchgesehen haben sie dabei auch die Archivdateien auf den Geräten längst ausgeschiedener Mitarbeiter.
Ergebnis: Die Mail tauchte nicht auf.
Ob jemand sie gelöscht hat, ob sie in einer beschädigten Datei steckt oder ob sie nie in einer Archivdatei gelandet ist, konnte niemand klären. Folge: die Kanzlei konnte nicht belegen, dass sie vollständig ist. Damit stand nicht mehr die Technik zur Diskussion, sondern die Aktenführung. Gegenüber dem Mandanten, gegenüber der Gegenseite und im Ernstfall gegenüber der Haftpflichtversicherung. Vier Anwaltstage waren dabei der kleinere Posten. Verrechnen konnte die Kanzlei sie trotzdem nicht. Was am Ende gefehlt hat, weiß bis heute niemand, wir eingeschlossen. Angefangen hat das alles mit einem vollen Postfach.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Der Ordner, die Datei, die gesuchte Mail
Der Ordner, in den jemand alte Mails zieht. Darin steht, was ein einzelner Benutzer über Jahre hineingeschoben hat. Was er vorher gelöscht hat, fehlt. Was nach seinem Ausscheiden mit der Datei geschehen ist, weiß niemand. Ein Bestand, der an einzelnen Gewohnheiten hängt, ist eine Sammlung, kein Archiv.
Die Datei selbst. Wer Zugriff darauf hat, kann Nachrichten löschen oder verändern, und ein nachträglich veränderbares Dokument beweist wenig. Solche Dateien beschädigen sich gerne, besonders wenn sie groß werden oder auf Netzlaufwerken liegen. Ob sie in der Datensicherung landet, hängt davon ab, wo jemand sie abgelegt hat.
Die eine Mail, die gebraucht wird. Sie kann in jeder der einunddreißig Dateien auf vierzehn Rechnern stecken. Eine Suche über alle Postfächer und Jahre hinweg ist damit praktisch unmöglich, ausgerechnet dann, wenn es schnell gehen muss. Gesucht wird stattdessen Gerät für Gerät.
Für Technik-Interessierte Journalisierung und Unveränderbarkeit
Echte Archivierung setzt am Mailfluss an, nicht am Postfach. Vier Eigenschaften machen den Unterschied.
Keine dieser vier Eigenschaften bildet lokale Dateien nach, auch nicht mit sehr viel Ordnung.
- Journaling. Das Archiv bekommt von jeder ein- und ausgehenden Nachricht bereits auf dem Transportweg eine Kopie, bevor Postfachregeln, Löschungen oder Umsortierungen greifen können. Damit hängt der Bestand nicht mehr am Verhalten einzelner Benutzer.
- Revisionssicherheit. Einmal Geschriebenes kann niemand mehr ändern oder löschen. Prüfsummen belegen die Unversehrtheit jeder Nachricht samt Anhängen, und genau das ist der Kern der Beweisbarkeit.
- Aufbewahrungsfristen als Regel. Ein Archiv kann Nachrichten nach einer hinterlegten Frist selbst löschen, dokumentiert und nachvollziehbar. Für eine Kanzlei ist die Frist ab Nachrichtendatum aber die falsche Einstellung, weil Ihre Aufbewahrung am Mandat hängt und nicht am Tag, an dem die einzelne Mail geschrieben wurde. So eingerichtet räumt das System Korrespondenz aus laufenden Mandaten weg. Verlangen Sie deshalb, dass zuerst geklärt wird, woran die Frist im Archiv hängt, und bis das geklärt ist, löscht das Archiv gar nichts.
- Volltextindex und Zugriffsprotokoll. Eine Suche über Absender, Inhalt und Anhänge beantwortet Hunderttausende Nachrichten in Sekunden. Das System protokolliert jeden Zugriff, damit auch belegbar ist, wer wann wonach gesucht hat.
„Ein Archiv ist für mich erst dann eines, wenn ich jede Mail der letzten Jahre in Minuten finde und belegen kann, dass niemand sie verändert hat. Alles andere ist eine Ablage mit gutem Gewissen.“
Was echte Archivierung im Alltag ändert
Das Archiv ersetzt die Aktenführung nicht. Die Mail gehört in den Akt, und dort legt sie Ihre Kanzleisoftware ab. Wenn Korrespondenz von 2020 nur im Postfach eines ausgeschiedenen Konzipienten zu finden ist, steht zuerst die Aktenführung offen und erst danach das Archiv. Das Archiv baut deshalb keine zweite Ablage neben Ihrer ersten auf, es sichert den vollständigen Mailfluss und belegt, dass an den Nachrichten niemand etwas geändert hat. Was in den Akt gehört, entscheiden weiterhin Sie.
Wie lange, sagt Ihnen niemand aus der IT. Welchen Schriftverkehr Sie wie lange aufbewahren müssen, steht in Ihrem Berufsrecht und in den steuerlichen Vorschriften, und die Fristen laufen für einen Anwalt anders als für einen Steuerberater und anders als für eine Hausverwaltung. Wir richten das Archiv auf die Frist ein, die Sie uns nennen. Klären Sie sie vorher mit Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsverband und lassen Sie sich die Auskunft schriftlich geben. Wer diese Zahl nicht hat, stellt kein Archiv ein, sondern rät.
Am Tag der Einführung. Der Mailfluss bekommt eine Kopie ins Archiv. Ab diesem Datum ist der Bestand lückenlos, und dieses Datum muss jede Kanzlei kennen.
In den Wochen danach. Wir sammeln die historischen Bestände aus Postfächern und Archivdateien ein und übernehmen sie. Das ist der aufwendige Teil, und hier entscheidet sich, wie weit die Lückenlosigkeit zurückreicht.
Im laufenden Betrieb. Die Postfächer dürfen wieder schlank sein, weil nichts verlorengeht, was im Archiv liegt. Der Speicherdruck, der die Archivdateien einst erzeugt hat, verschwindet mit ihnen.
Im Anlassfall. Eine Suche über alle Postfächer und alle Jahre liefert in Sekunden, wofür man sonst Tage braucht, Anhänge inklusive. Der Verschwiegenheit widerspricht das nur dann nicht, wenn der Zugriff geregelt und protokolliert ist, statt dass Kopien des Schriftverkehrs unkontrolliert auf einzelnen Rechnern liegen.
Was Sie vorher verlangen sollten. Ein Archiv über den gesamten Schriftverkehr ist der dichteste Bestand an Mandantendaten, den eine Kanzlei hat, und wer darin sucht, sucht in allen Mandaten gleichzeitig. Lassen Sie sich deshalb vor der Einführung vier Punkte schriftlich geben: an welchem Standort die Daten liegen, wer beim Dienstleister technisch an den Inhalt kommt, welche Techniker namentlich auf die Verschwiegenheit verpflichtet sind und was der Vertrag zur Auftragsverarbeitung über Zugriff, Protokollierung und Herausgabe sagt. Fragen Sie das, bevor die erste Nachricht ins Archiv läuft, danach ist es eine Verhandlung aus der schwächeren Position.
Bestand sichten und Fristen klären geht ohne Technikwissen. Die Einführung eines Archivs ist dagegen ein Eingriff in den Mailfluss und will sauber geplant sein, inklusive der Übernahme der historischen Bestände. Wer dabei improvisiert, archiviert lückenhaft, und eine Lücke fällt erst auf, wenn es darauf ankommt.
„Bei uns löscht doch niemand etwas“
Das stimmt sogar, und es ist der häufigste Grund, warum das Thema liegen bleibt. Nur beantwortet es die falsche Frage. Es geht nicht darum, ob jemand mutwillig löscht, sondern ob Sie belegen können, dass niemand es getan hat. Das ist ein Unterschied, den Sie aus Ihrer eigenen Arbeit kennen.
Ein Aktenschrank, zu dem jeder seinen eigenen Schlüssel hat und in dem jeder seine eigene Ordnung führt, ist auch dann keine geordnete Aktenführung, wenn niemand etwas wegwirft. Der Anlassfall sucht sich seinen Zeitpunkt selbst.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer hier ins Erklären kommt statt ins Zeigen, hat Ihre Korrespondenz bisher gelagert, nicht archiviert.
Um eine Vorführung gebeten.Und nur Erklärungen bekommen?
Dann wissen Sie im Anlassfall nicht, ob Ihre Korrespondenz vollständig ist. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Nennen Sie uns ein Jahr und ein Stichwort, und wir gehen mit Ihnen durch, wo diese Korrespondenz heute liegt und ob Sie belegen können, dass sie seither niemand angefasst hat.
