Zwei Zahlen am Tisch, die nicht dasselbe messen
Ein Betrieb mit zwanzig Benutzern ruft uns im Juli an. Am Tisch liegen zwei Abopreise: der für die Subscription Edition im eigenen Serverraum und der für Microsoft 365. Gegenübergestellt hat sie der bisherige Betreuer. Aus der Buchhaltung kommt die Frage, ob daraus jetzt ein jährlicher Posten wird. Nebeneinanderlegen kann man die beiden Zahlen schon.
Der Haken: Auf der Serverseite ist der Abopreis nur eine Zeile. Hardware, deren Nachfolger, Wartung, Absicherung und Betreuung kommen dazu. Auf dem Angebot stehen sie nicht. Auf der Cloudseite steckt all das im Preis je Postfach. Angesetzt haben wir deshalb einen Horizont von fünf Jahren.
Ergebnis: Lizenzseitig ist der eigene Server klar günstiger. Nur ist die Lizenz genau die Zeile, die auf beiden Seiten steht. Für Hardware, Nachfolgehardware, Wartung, Absicherung und Betreuung hatte der Betrieb keine belastbaren Zahlen. Geschätzt haben wir sie nicht.
Entschieden hat am Ende also nicht die Rechnung. Ausschlaggebend war, wie oft dort die Zahl der Postfächer wechselt und wie viel an Teams, Kalendern und der gemeinsamen Ablage hängt. Dieser Betrieb ist in die Cloud gegangen. Wer diese Aufstellung gar nicht erst bekommt, entscheidet über fünf Jahre Hardware, Betreuungsvertrag und Arbeitsweise, ohne je gesehen zu haben, welche Posten auf welcher Seite stehen.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Wo die offene Entscheidung im Alltag sichtbar wird
Die Versionsnummer. Sie steht in der Verwaltungskonsole des Servers, auf einem Bildschirm, den im Betrieb selten jemand sieht. Ob ein Upgrade auf derselben Maschine genügt oder ein Umzug ansteht, hängt an dieser einen Zahl. Im Kopf hat sie kaum jemand.
Das neue Postfach. Wenn jemand anfängt, entsteht es entweder als Handgriff am eigenen Server oder als zusätzliche Zeile auf der Monatsrechnung. Wie oft das im Jahr vorkommt, steht in keiner IT-Unterlage, sondern im Personalordner.
Und die Betreuungsrechnung. Der Abopreis ist dort eine Zeile mit einem Namen. Hardware, Wartung, Absicherung und die Stunden für den Mailserver verteilen sich über andere Zeilen und über Jahre. Was der eigene Weg im Monat wirklich kostet, steht auf keiner dieser Rechnungen.
Für Technik-Interessierte In-Place statt Neubau
Die Subscription Edition ist technisch kein Neubau, sondern die direkte Fortführung von Exchange 2019. Daraus folgen vier Dinge.
Der technische Weg entscheidet also mit über die Kosten, und er hängt an der Version, die heute bei Ihnen läuft.
- Der Weg von Exchange 2019. Microsoft sieht den Wechsel als In-Place-Upgrade vor, auf derselben Maschine, ohne neue Serverlandschaft und ohne Postfachumzug. Das ist der kurze Weg, und er hat eine Voraussetzung: Der Server muss auf dem kumulativen Update CU14 oder CU15 stehen. Genau deshalb fragen Sie oben nach der Versionsnummer. Steht dort CU12, liegt vor dem Upgrade noch ein Update, und das ist ein eigener Termin.
- Der Weg von Exchange 2016. Dort geht das nicht, der Weg führt über eine klassische Migration auf neue Systeme, mit allem, was zu einer Koexistenzphase gehört: Namespaces, Zertifikate, Mailfluss in beide Richtungen. Wer heute auf 2016 ist, hat das größere Projekt vor sich.
- Das neue Update-Modell. Keine Major-Versionen mehr, sondern laufende kumulative Updates, die eine aufrechte Subskription und aktuelle Stände voraussetzen. Wer ein Update auslässt, fällt aus dem Support.
- Die Fünfjahresrechnung. Der Abopreis ist nur eine Zeile, und er steht auf beiden Seiten. Beim eigenen Server kommen Hardware, ihr Nachfolger, Wartung, Absicherung und Betreuung dazu. Wer nur die beiden Abopreise nebeneinanderlegt, vergleicht einen Vollpreis mit einem Teilpreis.
„Ich habe keine Präferenz zwischen eigenem Server und Cloud. Ich habe eine Präferenz für Systeme, die am 15. Oktober noch Sicherheitsupdates bekommen.“
Wann Microsoft 365 besser passt
Für kleine Betriebe ohne eigene Serverlandschaft. Die Kanzlei mit acht Mitarbeitern, das Planungsbüro, die Hausverwaltung: Hier ist der Umzug zu Exchange Online der naheliegendere Weg. Im Betrieb steht ein Server weniger, der ausfallen oder veralten kann und den Hacker angreifen können.
Wenn der Rahmen ohnehin da ist. Viele nutzen längst Microsoft-365-Programme und haben die passende Lizenz für die Postfächer bereits im Abo. Dann wird aus dem Umstieg eine Migration statt einer Anschaffung.
Als Faustregel. Je kleiner der Betrieb und je weniger eigene Server, desto klarer spricht alles für die Cloud. Je mehr Vorgaben und Verzahnung mit lokalen Systemen, desto eher lohnt der Blick auf die Subscription Edition. Und wenn die Rechnung wie im Fall oben nicht eindeutig ausgeht, entscheiden zwei andere Fragen: Wie oft ändert sich bei Ihnen die Zahl der Postfächer, und wie viel hängt an Teams, Kalendern und der gemeinsamen Ablage?
Zeitlich. Welchen Weg Sie auch wählen, über den Sommer geht sich das in Ruhe aus. Ab September wird es eng, weil der Stichtag für alle gleichzeitig gilt.
Die Grundsatzentscheidung ist Ihre, denn Sie kennen Vorgaben, Budget und Arbeitsweise Ihres Betriebs. Die Migration selbst gehört in erfahrene Hände, egal in welche Richtung, weil Postfächer, Mailfluss und Anbindungen gleichzeitig umziehen und ein Fehler sofort alle betrifft.
„Ein Abo ist auf Dauer teurer“
Das ist der häufigste Einwand, und er ist nachvollziehbar: Eine Lizenz war bezahlt und gehörte einem, ein Abo läuft weiter. Nur steht diese Wahl nicht mehr offen. Beide Wege kosten ab jetzt laufend, die Frage ist nur, wofür.
Beim Firmenwagen vergleicht man zwei Angebote auch nicht am Monatsbetrag allein. Im einen ist der Service drin, beim anderen zahlen Sie Reifen, Pickerl und Werkstatt dazu. Beim eigenen Server heißen diese Posten Hardware, Wartung und Absicherung. Manchmal gewinnt der eigene Server, manchmal die Cloud. Ohne beide Rechnungen ist es eine Vermutung.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Ein Betreuer, der diesen Plan erst nachreichen muss, hat Ihr Mailsystem bisher verwaltet, nicht verantwortet.
Nach zwei Rechnungen gefragt.Und eine Schätzung bekommen?
Dann entscheiden Sie über fünf Jahre mit den Zahlen von einem. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sortieren Ihre Ausgangslage und sagen Ihnen, welcher der beiden Wege bei Ihnen der kürzere und welcher der günstigere ist.
