Angeordnet hat den Wechsel niemand, er kommt trotzdem
In einem Betrieb mit fünfundzwanzig Mitarbeitern, den wir betreuen, wechseln zuerst zwei Arbeitsplätze auf das neue Outlook, dann über Wochen verstreut weitere. Im Paket steckt ein Umschalter, der den Anwendern den Wechsel nahelegt und je nach Konfiguration irgendwann von selbst umstellt. Zwei Arbeitsplätze sind kein Projekt. Der Betrieb hat deshalb abgewartet, solange es nur die beiden betraf. Wer einen vollen Tag vor sich hat, entscheidet genau so. Nur blieb es nicht bei zweien.
Angesehen haben wir uns die beiden Arbeitsplätze und die Erweiterungen, die dort in Outlook stecken. Gesucht haben wir die Stelle, an der die Anbindung an die Branchensoftware abreißt.
Ursache: Das neue Outlook ist kein Update des vertrauten Programms, sondern eine Neuentwicklung. Gleiche Aufgabe, anderer Unterbau. Deshalb fiel bei den ersten beiden die Anbindung an die Branchensoftware aus. Mails ließen sich nicht mehr aus Outlook heraus ablegen. Nur stand in der Dokumentation nicht, wann es diesen Betrieb trifft.
Folge: Den Rückstau arbeitete jemand am Abend händisch ab. Nach einer Woche ist der Betrieb daraufgekommen, woran es liegt, und hat die beiden Arbeitsplätze wieder zurückgestellt. Eine Woche händisch, für zwei Leute, wegen eines Umschalters, den niemand angeordnet hat. Den Termin bestimmt in so einem Fall der Umschalter, nicht der Betrieb.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Was bei Ihnen an Outlook hängt
Die Erweiterungen. Viele Betriebe haben Zusatzfunktionen in Outlook stecken: die Anbindung an die Branchensoftware, ein Archivierungswerkzeug, die Telefonie-Anbindung über einen TAPI-Treiber. Die Hersteller haben sie für das klassische Outlook gebaut. Im neuen funktionieren manche anders und manche gar nicht, bis der Hersteller nachzieht.
Die lokalen Archive. Das klassische Outlook konnte E-Mails in Dateien auf dem eigenen Rechner halten, oft über Jahre gewachsen. Das neue geht damit anders um, alte Archive sind dort nicht einfach eins zu eins verfügbar. Wer wichtige Korrespondenz darin liegen hat, muss das vorher wissen und nicht danach.
Die Gewöhnung, und die ist der harmloseste Teil. Die Oberfläche ist aufgeräumter, Menüs liegen woanders, manche Handgriffe gehen anders. Das kostet ein paar Tage. Wer Outlook zum Lesen, Schreiben und Terminvereinbaren nutzt, redet nach drei Tagen nicht mehr davon.
Für Technik-Interessierte Add-ins und alte Datendateien
Warum manche Erweiterung ausfällt und manche nicht, liegt an einem Bruch im Unterbau.
Ein Punkt entscheidet vor allen vieren, ob Sie überhaupt betroffen sind: Das neue Outlook verbindet sich nur mit Exchange Online. Einen Exchange auf Ihrem eigenen Server erreicht es nicht. Wer sich beim Nachfolger für die Variante im Haus entscheidet, bleibt beim klassischen Outlook und hat mit dieser Umstellung nichts zu tun.
Für alle übrigen ergibt sich die Reihenfolge von selbst: erst der Umschalter, dann die Erweiterungen, dann die Archive.
- Vom Programm zur Web-Anwendung. Das klassische Outlook ist ein lokal installiertes Programm, das neue technisch eine Web-Anwendung im Programmfenster. Das ist kein Detail, sondern der Grund für alles Weitere.
- COM-Add-ins gegen Web-Add-ins. Viele Anbindungen bauen auf der jahrzehntealten COM-Schnittstelle auf. Das neue Outlook unterstützt sie nicht mehr, sondern nur das neuere Web-Add-in-Modell. Ein Hersteller muss seine Erweiterung also neu bauen, nicht bloß anpassen.
- Die PST-Dateien. Lokale Mail-Archive kann das neue Outlook bisher nur eingeschränkt öffnen. Wichtige Altbestände gehören vor dem Wechsel ins Postfach oder in eine Archivlösung übernommen, danach wird es mühsam.
- Der Umschalter als Einstellung. Ob und wann Outlook automatisch wechselt, steuern Sie zentral. Das ist die eine Stellschraube, die entscheidet, ob Sie den Zeitpunkt bestimmen oder Microsoft.
„Der Umschalter ist schnell geklickt. Meine erste Frage ist immer, welche Add-ins und Archive an Outlook hängen, denn das entscheidet, ob der Wechsel eine Fußnote wird oder ein Projekt.“
Und wie führt man diesen Wechsel?
Zuerst den Umschalter unter Kontrolle bringen. Zentral gesteuert, damit nicht der Zufall entscheidet, wer wann wechselt. Ohne diesen Schritt sind alle weiteren wertlos, weil die Umstellung nebenher weiterläuft.
Dann erheben, was hängt. Add-ins, Anbindungen, lokale Archive, arbeitsplatzweise. Das schaffen Sie intern, und es ist die halbe Miete.
Dann testen, mit einer kleinen Gruppe. Leute aus verschiedenen Rollen, ein paar Wochen im echten Alltag. Hier zeigt sich, welche Erweiterung nachzieht und welche nicht. Trägt der Umstieg nicht, geht der Weg zurück: Im Programm führt derselbe Umschalter wieder auf das klassische Outlook, zentral gilt dasselbe für den ganzen Betrieb. Wer diesen Rückweg einmal vorher gegangen ist, sucht ihn später nicht.
Dann ausrollen, gestaffelt und angekündigt. Mit einer kurzen Einweisung, wo die wichtigsten Dinge jetzt zu finden sind. Jeder bekommt den Wechsel an einem angekündigten Tag, das Getestete funktioniert, die Stolpersteine sind ausgeräumt.
Nach zwei Wochen redet niemand mehr davon, und es ist dieselbe Umstellung wie im Fall zu Beginn. Der Unterschied ist nur, wer den Termin bestimmt hat.
Das Erheben schaffen Sie intern. Den automatischen Umschalter zentral zu steuern, Add-ins zu testen und die Umstellung gestaffelt auszurollen ist dagegen Administrationsarbeit an zentraler Stelle. Wer das Gerät für Gerät und Anruf für Anruf erledigt, läuft der Umstellung monatelang hinterher.
„Das ist doch nur eine andere Oberfläche“
Für die meisten Arbeitsplätze stimmt das sogar. Der Unterschied liegt an den Stellen, an denen Outlook mit Ihrer Branchensoftware verbunden ist.
Ein neues Formular ist auch schnell ausgefüllt, solange die Ablage dahinter mitgeht. Fällt der Weg vom Formular in die Branchensoftware aus, ist es kein Schönheitsthema mehr. E-Mail und Outlook war im vergangenen Jahr die häufigste benannte Kategorie: 556 von 2.884 abgeschlossenen Anfragen.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer das nicht zeigen kann, wird diese Umstellung nicht steuern, sondern gemeinsam mit Ihnen erleben.
Nach der Einstellung gefragt.Und „das kommt erst später“ gehört?
Dann bestimmt der Umschalter den Tag, an dem Ihre Ablage aussetzt. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir sehen uns an, welche Geräte und Erweiterungen bei Ihnen betroffen sind, und Sie wissen danach die Reihenfolge.
