So rechnet man den Teil einer Umstellung, der in keiner Auswertung steht
Die Rechnung macht selten jemand auf, also stellen wir sie einmal offen an. Es ist eine Beispielrechnung und keine Messung, die Annahmen stehen deshalb dabei. Annahme: zehn Arbeitsplätze, alle an einem einzigen Morgen auf Windows 11 gehoben. Technisch geht dabei nichts schief, keine Störung, kein Ausfall. Gesucht wird trotzdem, und zwar von allen zehn gleichzeitig.
Zeitansatz: zwanzig Minuten je Person und Tag, über die ersten zwei Wochen, also zehn Arbeitstage. Zwanzig Minuten am Tag merkt kein Mensch. Gefragt wird nach Ordnern, Menüs und Knöpfen, die es weiter gibt, nur an anderer Stelle. Zuständig ist niemand, also geben die Leute einander Halbwissen weiter.
Ergebnis: dreiunddreißig Stunden und zwanzig Minuten, also gut vier volle Arbeitstage. Stundensatz: achtzig Euro, der unterste Satz, den eine Kanzlei für eine Buchhalterin ansetzt. Macht rund 2.700 Euro, bei einer Umstellung, bei der technisch nichts schiefgegangen ist.
Wer den Zeitansatz halbiert, halbiert den Betrag, verschwunden ist er damit nicht. Die Stunden fehlen außerdem nicht irgendwo, sondern dort, wo sie verrechenbare Stunden gewesen wären. In keiner Auswertung dieser zwei Wochen steht der Betrag. Entstanden ist er an dem Tag, an dem jemand den Termin für alle zehn auf denselben Morgen gelegt hat.
Fünf Punkte.Still für sich beantwortet.
Es geht nicht um Schuld, nur um das Muster.
Drei Handgriffe, die anders sitzen
Der Explorer. Er öffnet nach der Umstellung nicht dort, wo ihn das Team seit Jahren erwartet. Wer immer über „Dieser PC“ zu den Laufwerken gegangen ist, steht vor einer anderen Startansicht. Die Ablage ist unverändert da, nur der erste Weg dorthin sieht anders aus.
Das Rechtsklick-Menü. Hier entstehen die meisten Rückfragen. Kopieren, Einfügen und Umbenennen sitzen anders, und die Einträge Ihrer eigenen Programme liegen unter „Weitere Optionen anzeigen“. Für jemanden, der täglich Dokumente über „Senden an“ oder über das Dokumentenprogramm weiterreicht, sieht das aus, als wäre die Funktion verschwunden.
Das Startmenü. Wer eine Fachanwendung einmal pro Woche öffnet und dafür immer denselben Weg durch die Programmliste genommen hat, sucht sie nach der Umstellung. Entfernt hat niemand etwas: der gewohnte Einstieg ist weg, das Programm nicht.
Für Technik-Interessierte Was sich zentral vorgeben lässt und was nicht
Das meiste von dem, was in der ersten Woche gesucht wird, lässt sich vorher an einer Stelle setzen. Vier Punkte zeigen, wo das geht und wo nicht.
Was zentral gesetzt ist, muss hinterher niemand einzeln suchen.
- Die zentrale Vorgabe. Einstellungen für alle Arbeitsplätze kommen nicht von Hand, sondern aus einer Richtlinie: über Gruppenrichtlinien im eigenen Netz oder über ein Konfigurationsprofil aus Microsoft Intune. Sie greifen bei der nächsten Anmeldung, gelten für neu angelegte Benutzer mit und sind nachvollziehbar, weil sie an einer Stelle stehen.
- Die Ausrichtung des Startmenüs. Sie ist eine Benutzereinstellung und liegt in der Registrierung des jeweiligen Profils. Von Hand gesetzt gilt sie für einen Menschen an einem Gerät, als Richtlinie ausgerollt für alle, auch für die Kollegin, die drei Wochen später dazukommt.
- Standarddrucker und Netzlaufwerke. Beim Upgrade auf demselben Gerät bleibt das Benutzerprofil erhalten, verbundene Laufwerke und der Standarddrucker stehen danach dort, wo sie vorher standen. Kommt ein neues Gerät oder installiert jemand neu, entsteht ein frisches Profil, und beides setzt Ihre IT über Richtlinie oder Anmeldeskript neu. Genau hier entsteht der Satz „Mein Laufwerk ist weg“.
- Der Rückweg im Zehn-Tage-Fenster. Nach einem Upgrade legt Windows den vorigen Stand als Ordner Windows.old ab und hält ihn standardmäßig zehn Tage lang vor. In diesem Fenster ist die Rückkehr vorgesehen, danach bleibt nur die Neuinstallation. Eine Datenträgerbereinigung räumt den Ordner auch früher weg.
„Die meisten Fragen der ersten Windows-11-Woche beantworte ich in dreißig Sekunden. Teuer wird es erst, wenn ein ganzes Büro dieselbe Antwort einzeln sucht.“
Und wie bleibt die Umgewöhnung klein?
Vor der Umstellung. Einstellungen wie die Startmenü-Ausrichtung setzt Ihre IT so, wie das Team es gewohnt ist. Drei Einstellungen genügen meist, und sie kosten in der Vorbereitung Minuten. Dazu eine halbe Seite mit dem, was sich sichtbar ändert: wo der Start-Knopf sitzt, wie man an das alte Rechtsklick-Menü kommt, wo die Suche liegt. Wer das vorher gelesen hat, sucht es nachher nicht.
Am Tag der Umstellung. Eine Viertelstunde Einführung beantwortet die drei häufigsten Fragen, bevor sie entstehen. Das ist der günstigste Teil der ganzen Aktion.
In den ersten zwei Wochen. Es ist klar, wer bei Kleinigkeiten schnell weiterhilft. Ohne diese Person suchen zehn Leute einzeln, und genau daraus entsteht die Zeit, die oben gerechnet ist.
Danach. Ihre Arbeit ändert sich nicht. Word, Excel und Outlook sehen aus und funktionieren wie zuvor, die Branchensoftware startet wie immer, Dateien und Ablagestruktur bleiben unangetastet, und die Tastenkombinationen gelten unverändert. Auch Drucker und Netzlaufwerke sind nach einer sauber vorbereiteten Umstellung dort, wo das Team sie kennt.
Die Umgewöhnung selbst braucht keinen Dienstleister, dafür reichen Geduld und eine gute Ansprechperson. Sobald Einstellungen für alle gelten sollen, sobald jemand ein Gerät zurückholen oder ein Profil neu aufbauen muss, ist das Administrationsarbeit und keine Übungssache.
„Das legt sich doch von selbst“
Stimmt, und zwar tatsächlich. Nach zwei Wochen fragt niemand mehr, wo das Einfügen im Rechtsklick-Menü steckt, und keine Viertelstunde Einführung der Welt beschleunigt das nennenswert.
Die Frage ist nur, wer diese zwei Wochen bezahlt. Eine neue Mitarbeiterin lernt die Aktenablage auch nicht durch Zusehen, sondern in zwanzig Minuten am ersten Tag, weil der Betrieb sonst einen Monat lang ihre Rückfragen beantwortet.
Vier Fragen, und was Sie selbst tun können.
Wer bei diesen Punkten erst suchen muss, hat Ihre Geräte umgestellt, aber nie betreut.
Nach dem Aufwand gefragt.Und eine Zusage statt einer Zahl?
Dann wissen Sie bis heute nicht, was die Umgewöhnung an Arbeitszeit gekostet hat. Reden wir eine halbe Stunde darüber. Wir gehen die drei Einstellungen durch, die den Unterschied machen, und Sie wissen danach, was Ihre Leute in der ersten Woche wirklich brauchen.
